一般的な企業では毎月または毎週など定期的に営業会議を行っている企業が多いと思います。営業会議は、目標や成果の確認、成功例や改善案の共有などを目的として実施されるものですが、データや書面のやりとりで完了するような報告に多くの時間を割いていたり、度々本題から外れて終了予定時間を大幅にオーバーしたりするような時間を浪費するだけの無意味な営業会議を行っているところもあるでしょう。
営業会議を時間の無駄にしないためには、会議の役割を明確にして正しい進め方をしなくてはいけません。この記事では、効果的な営業会議の進め方と議題例を紹介しましょう。現在の営業会議に問題や不満を感じているのであれば、ぜひ参考にしてください。
効果的な営業会議の進め方
現在の営業会議が非効率で得られるものが少ないと感じている場合、営業会議の進め方自体が間違っている可能性があります。ここでは、効果的な営業会議の進め方を具体的に説明しましょう。
１ 営業会議の目的を明確にして共有する
効果的とは言えない会議では、参加者が営業会議の目的を知らないまま会議に参加している場合が多いです。営業会議自体の目的を知らずに「毎回参加しろと言われているものだから仕方なく参加する」という姿勢では、営業会議の参加者・開催者共に得られるものがなくなってしまうでしょう。
また、ただ営業成績の報告をするために多くの時間を浪費している営業会議も存在します。複数のチームが細かく営業成績の報告を行えば、それだけで何十分もの時間が必要になるのです。
本来営業会議は営業成績の報告会ではなく、営業部門全体の営業成績を向上させるために行われるものであり、そのための施策や戦術を話し合う場所です。
参加者全員で営業会議に設定された目的を共有し、その目的が達成出来る会議を開きましょう。「何のために開催される会議なのか」を知ることによって、開催者が設定しておくべき会議の内容が決まるだけでなく、参加者の姿勢も変わってきます。
２ 営業会議の参加者は必要最低限に絞る
「営業会議なのだから、営業担当を全員参加させるべきだ」という考えは間違いです。営業担当が会議に参加するということはコア業務である営業活動がストップしていることになります。リーダーのみで話し合うべき内容に営業担当全員を参加させる必要はありません。
もちろん営業担当の意見を募ることを目的とした会議であれば全員参加も検討するべきですが、基本的には最小限の人員のみを参加者に設定します。会議の場に営業担当を集めるよりも営業会議の議事録を共有した方が、営業担当一人ひとりのコア業務の時間を減らすことなく、効率良く情報が共有出来るでしょう。
３ 営業会議の議題を事前に共有しておく
営業会議では参加者から意見を募ることが多いですが、何を話し合うのかが事前に共有されていなければ、参加者は自分の考えをまとめる時間が用意出来ません。
営業会議中に、参加者が内容を理解するために必要な時間や考えを整理するために必要な時間を削減するためには、事前に議題や会議で使用予定の資料を共有しておきましょう。
議題が事前に共有された営業会議は、無駄な時間なくスムーズに進められます。
４ 役割分担をして営業会議を進める
その他の会議にも言えることですが、会議を円滑に進めるためには事前に役割分担をしておく必要があります。具体的には、会議を進める進行役、会議を記録する記録者、会議の時間を管理するタイムキーパーなどが会議の役割の例です。
この役割を、毎回同じメンバーが行うのではなく交代制にすることで、どのメンバーも能動的に会議に参加出来るようになるでしょう。会議の内容や人数によっては、タイムキーパーを進行役が兼任することも可能でしょう。
５ 営業会議の予定時間を厳守する
営業会議の後に参加者が別の予定を設定出来るよう、営業会議は必ず予定の時間内に終わらせなくてはいけません。
もし、営業会議の終了予定時刻になっても結論が出なかったり、話がまとまらなかったりするのであれば、一旦会議を終了して、別の日程を用意するべきかなどの判断をしましょう。会議の終了予定時刻が過ぎていることに触れずに、ダラダラと会議を続けないようにしてください。
６ 営業支援ツールを活用する
営業支援ツールを活用すれば、営業会議前に報告内容を共有しておき、営業会議にかかる時間を削減することが可能です。ただ情報を伝えるだけであればツールでなくても行えますが、情報共有のスムーズさや、後から情報を検索する時のしやすさはツールにかなわないでしょう。また、「あの時の会議の話どこに書いてあったっけ？」のように、情報がどこにあるのか分からないということもなくなります。
営業を支援するツールには営業会議に活用可能な機能以外にも、顧客情報管理機能や商談の進捗管理機能などが搭載されているものあり、営業活動全体の効率化にも役立ちます。
効果的な営業会議の議題例
ここからは、効果的な営業会議の議題例を紹介しましょう。現在の営業会議を効果的な会議に改善したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
例１ 営業目標や戦略の共有
営業会議の基本的な議題であると言える「営業目標や戦略の共有のための営業会議」では、営業部門全体が目指している目標と目標を達成するための戦略を参加者に理解させます。
営業担当に抽象的な目標だけを伝えるのではなく、営業会議に参加したメンバーがすぐに動き出せるような戦略が用意出来ると良いでしょう。そのためには会議中に質疑応答の時間を設けて、参加者が不明点を全て営業会議中に解決出来るようにしてください。
例２ 問題や課題発生時の対応と予防策・改善策について
営業活動を進める中では、何らかの問題や課題が発生することがあります。発生した問題や課題の対応を共有し、予防策・改善策の話し合いに営業会議を開くのも良いでしょう。
営業会議にて決定した予防策・改善策を営業部門で共有すれば、再発防止に役立てます。また、問題が発生する懸念のある場面を営業現場から集めることによって、問題が発生すること自体を予防する対策も考えられるでしょう。
例３ 成功事例・失敗事例の共有
営業担当のスキルは人によって変わりますが、営業活動における一人ひとりの成功事例や失敗事例を共有することで、営業部門全体のスキルアップが期待出来ます。
特に新人の営業担当が営業経験豊富なトップセールスの成功事例を参考にすることは、非常に重要であると言えるでしょう。優れたノウハウが共有されれば、今後の営業戦略の改善にも役立てます。
例４ 新たな戦略を練る
今採用している営業戦略を見直し、目標達成が難しそうな戦略の改善や軌道修正します。目標達成の見込みが立っている場合には、この営業業会議を設定する必要はありません。
あくまで予定された目標の達成が難しいと判断された時のみに開催すると良いでしょう。
まとめ
営業会議を効果的なものに変えるための営業会議の進め方と議題例を紹介しました。
意味のある営業会議が行われるようになれば、売上アップだけでなく、営業部門全体のスキルアップや業務の効率化が叶えられるでしょう。また、非効率な営業会議で浪費していた時間の有効活用によって、営業担当がコア業務に集中出来る環境が整えられます。この記事を参考に、営業会議を効果的なものに変え、効率良く生産性の高い営業活動を進められるようにしてください。