新型コロナウイルス蔓延の影響により、リモートワークが多くの企業で導入され、営業活動のオンライン化も進みました。従来は相手先への訪問が主流だった商談も、現在ではオンラインで行われるのが当たり前になってきています。
そんなオンライン商談によく利用されるのが、対面通話ツールであるZoomです。Zoomは比較的使いやすいツールですが、使い方のコツを押さえれば、Zoomによる商談はより良いものになります。
そこで今回は、Zoom商談のコツを詳しく解説していきます。Zoomで商談を行う方は、自身の対応をチェックしてみてください。
Zoom商談とは
Zoom商談とは、オンライン商談の中でも、通話ツールZoomを用いて行う商談を指します。
Zoomは無料プランでも十分な通話が行えることもあり、シェア率が高いのが特徴です。そのため、相手先もZoomを利用していることが多く、オンライン商談に活用しやすいため、多くの企業がZoomを通して商談を行っています。
Zoom以外にもSkypeやGoogle Meetなどの対面通話ツールはありますが、Zoom利用率はこれらの利用率を大きく上回るようです。
Zoom商談のメリット
Zoom商談には、営業活動を行う企業にとっても相手企業にとってもメリットとなる点が複数あります。Zoom商談に期待できるメリットを3つご紹介します。
メリット１ 営業活動の効率化
Zoom商談は、営業活動の効率化に効果的です。
今までは相手先の会社に訪問しなければならなかった商談が、Zoom商談なら移動せず自社や自宅で行えるようになります。これにより、移動時間が短縮できれば、業務に集中できる時間は増え、また移動の交通費にかかっていたコストも削減できます。在宅勤務もしやすくなるでしょう。
また、外出での商談が減ることで、上司や先輩社員、後輩社員が商談に同席しやすくなれば、商談スキルに対する指導も的確に行えるようになります。
メリット２ 幅広い顧客へリーチできる
訪問営業の場合、遠方の顧客へのリーチは難しく、営業エリアの拡大は容易ではありませんでした。しかし、Zoom商談なら物理的な距離は関係ありません。今までリーチできなかった遠方の客とも商談が行えるようになり、営業エリアの拡大もしやすくなります。
また、Zoom商談は直接訪問による商談よりも、顧客にとってハードルが低く感じられるため、商談を受け入れてもらえる確率も上がるでしょう。
メリット３ データ共有がしやすくなる
Zoom商談では、必要な資料をデータでやり取りします。これにより、資料のデータ化が進められれば、資料の管理や共有は簡単になり、必要な時に必要な資料をすぐに取り出せるようになるでしょう。
さらに、資料のデータ化が進めば、紙の資料の保管にかかる手間やコストが不要になるため、コストカットも期待できます。
Zoom商談を成功させるコツ
Zoom商談は、ただZoom越しに商談をすればいいというものではありません。
Zoom商談には、いくつかのコツがあります。コツを押さえて商談に臨めば、相手に良い印象を与えられ、商談の成功率も上がるでしょう。
ここからは、Zoom商談で意識したい8つのコツについて見ていきます。
コツ１ マイクをチェックする
Zoom商談を行う前には、準備が必要です。商談が始まってからマイクの不調に気づくと商談相手に迷惑をかけてしまうので、まずは事前にマイクチェックを行いましょう。
アプリ内の設定にマイクのテストという項目があるので、そこからマイクに問題がないか確認しておくようにしてください。
マイクはデバイスについているものでも構いませんが、外付けマイクを使えば、より音質に優れた通話ができます。
また、雑音を排除して相手との会話をスムーズにするため、イヤホンも用意しておくようにしましょう。
コツ２ 顔が明るく映っているかどうかを確認する
室内で行うことが多いZoom商談は、室内の照明によって、カメラを通して顔が暗くなってしまうことがあります。
通話前には自分の画面が相手からどう見えるか確認し、照明の配置やデバイスの位置を調整して、顔が明るく見えるよう工夫しましょう。
顔が暗く映ってしまうと、相手に陰気な印象を持たれてしまい、プレゼンの印象も悪くなってします。
コツ３ 対面商談よりもオーバーな笑顔を意識する
Zoom商談では、「リアクションはオーバーに」が基本です。なぜなら、画面越しでは相手の表情や反応、温度感が読み取りにくいためです。特に複数人でのZoom商談では、各画面が小さくなり、相手の反応はわかりにくくなってしまいます。
相手に安心して商談に臨んでもらうためにも、オーバーな笑顔やリアクションを心がけるようにしてください。
コツ４ 視線が合うように調整する
Zoom商談では、自分の目線を意識することも大切です。Zoomで対面すると、つい画面上の相手の目を見てしまいがちですが、それでは相手からは下を向いているように見えてしまいます。
相手と視線を合わすには、カメラを見るのが正解です。「相手からどう見えているか」を意識し、カメラを相手の目と思って話すようにしましょう。
また、パソコンカメラのすぐ下に、Zoomの画面を配置するのもおすすめです。
コツ５ 清潔感のある服装を心がける
自宅からのZoom商談で特に気をつけたいのが、服装です。リラックスした部屋着のまま、商談に参加していませんか。
画面越しとはいえ、服装は意外に相手から見られているものです。Zoom商談だからと気を抜かず、清潔感のあるきっちりした服装で臨むようにしてください。
また、服による顔映りも気にすると良いですでしょう。
コツ６ バーチャル背景を活用する
Zoom商談では、バーチャル背景も活用していきましょう。バーチャル背景を活用すれば、雑然としたオフィスやプライベートなもので溢れる自宅が映るのを防げます。
ビジネスでのバーチャル背景は、あまり突飛なものでなく、シンプルなものを選ぶようにするといいです。
コツ７ Zoom商談用のプレゼン資料を作成する
Zoomの画面共有機能を使えば、画面の向こうの相手と資料を共有しながら話すことができます。
この資料はZoom商談用のものを作成してください。ポイントは、大きめの文字でわかりやすく、簡潔なものにすることです。また、一つのスライドに入れるメッセージは一つに留め、ビジュアルも工夫しましょう。
Zoom商談は相手の気が散りやすいので、資料には相手の興味を持続させるような工夫が必要です。
コツ８ 録画して振り返りを行う
Zoomでは、ホスト側が通話を録画することができます。
通話を録画しておけば、後から商談の振り返りを行い、課題を改善することができるので、この機能も活用するようにしましょう。
部下や後輩の指導にもZoom商談の録画は役立ちます。
ただし、通話を録画する場合は、トラブルを避けるためにも相手に了承を得ておいた方が良いでしょう。
まとめ
Zoom商談について、成功のためのコツを中心にご紹介しました。
今後、Zoom商談は商談方法の主流になっていくと考えられます。初めは慣れないかもしれませんが、コツを意識しながら商談の回数を重ねることで、柔軟な対応ができるようになっていくでしょう。背景や録画などの便利な機能は、積極的に活用していくと良いですね。
また、Zoom商談のように営業活動を効率化するには、セールスイネーブルメントツールの活用も有効です。
セールスイネーブルメントツールは、顧客の行動を可視化し、最適なタイミングでのアプローチを可能にします。営業資料もまとめて保管できるので、Zoom商談の資料保管にも最適です。
営業活動をより良いものにするためには、セールスイネーブルメントツールの導入も検討すると良いでしょう。