一般的に会社で新たに物品を購入したり、サービスを導入したりするには、必ず決裁が必要です。決裁権を持っている者は会社によって異なりますが、決裁権は一部の者のみが保持しており、役職によって定められていることが多いでしょう。そのため、商談ではその決裁権を誰が持っているのかを知ることがが成約の鍵を握っていると言えます。
この記事では、決裁者についての知識を深め、商談の中で決裁者を探る方法を具体的に説明しましょう。
決裁者とは
決裁者とは「商品やサービスの購入（導入）の最終判断を下す人」のことです。決裁者は決裁権を持つとともに、決裁に対する責任を負うことになります。
一般的には課長以上、部長以上など役職によって決裁権の範囲が定められており、商談の担当者が決裁権を持っているとは限りません。会社の規模が大きいほど、商談の場に決裁者が現れないことが多いでしょう。
理想を言えば、商談で決裁者にアプローチ出来ると良いです。担当者が自社の提案を受け入れたいと考えたとしても、決裁者が納得しなくては提案が通らないためです。
決裁・承認・稟議の違い
社内で行われる手続きには、決裁と似たものに、「承認」「稟議」というものがあります。
これらの違いが曖昧になっている方が多いため、それぞれの役割を理解しておきましょう。
「承認」は決裁の前段階に行われる判断
ビジネスの場では承認よりも決裁の方が重要であり、多くの場合は決裁の前段階に承認という工程が発生します。
具体的には、【担当者が提案を受け入れる → 直属の上司の承認を得る → 決裁者が提案を判断する】という流れです。
ただし、企業によっては承認と決裁を同義として使用している場合も考えられるため、商談先の企業が「決裁」「承認」をどのような意味で使っているかを見極める必要があるでしょう。
「稟議」は文書を使って決裁や承認を得ること
稟議は、決裁や承認を得るための手段のことです。文書を使って決裁や承認を進めることで、会議を開く手間が省けます。この際に利用する書面を「稟議書」と呼び、企業によって書式が定められています。
また、決裁は決裁者が1人で判断を下す行為であることに対して、稟議は複数の役職者が順番に回覧して判断を下していくという違いもあります。そのため、稟議による決裁は通常の決裁よりも時間がかかると考えておいた方が良いでしょう。
決裁者を探る方法
決裁者は企業によって人数が変わります。
従業員の少ない企業であれば社長のみが決裁権を持っていることが多く、会社の規模が大きくなると決裁者が増え、決裁者ごとに決裁可能な金額の幅が設定されている場合があります。具体的には、100万円までの決裁権は部長職、それ以上は取締役などがその例です。
企業によってこの決裁権限の幅が変わるため、少ない金額でも社長決裁が必要な場合もあるでしょう。決裁者を把握するのは簡単なこととは言えませんが、こちらで紹介するような方法が有効です。
方法１ 企業の組織図や企業規模を確認しておく
企業のホームページを見ることで、その企業の規模が分かります。組織図を確認しておけば、商談の担当者と決裁者の間にある距離感も掴めるでしょう。商談の前にこの情報を頭に入れておくことが大切です。
方法２ 商談中に決裁者を探る
企業のホームページを確認すれば決裁者の見当をつけられますが、確実な情報は手に入りません。商談中のやりとりの中で、決裁者を見極める必要があるのです。商談で決裁者と決裁までのルートが把握出来れば、クロージングまでの流れがスムーズになるでしょう。
ただし、決裁者を探りたい気持ちが先行するあまりに、担当者を蔑ろにしてはいけません。担当者に「自分は決裁者でないから軽く扱われた」という印象を与えてしまったら、提案の機会すら失ってしまいます。「決裁者を知るために担当者と商談をする」のではなく、「担当者とのやりとりの中で決裁者を探る」という姿勢を忘れないようにしてください。
商談中に決裁者を探る際のトーク例
商談中のやりとりで決裁者や決裁の流れを把握する必要があるとお伝えしましたが、商談の担当者に直接決裁者を聞くことは失礼にあたるため、あくまで自然な会話の流れの中で決裁者を見極めなくてはいけません。
慣れるまではこの流れが読みにくく、決裁者の聞き出しに苦戦してしまうこともあるでしょう。
ここからは、具体的に使いやすい決裁者を探るためのトーク例を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
初めての商談の場合のトーク例
初めての商談では決裁者が見えにくいため「決裁の流れを把握したい」というトークから決裁者を探ります。
提案が受け入れられた場合の流れを知りたいというのは、営業担当としてごく自然なことですので、失礼にならないでしょう。
自分「この後は、どのようなプロセスで進めていかれますか？」
担当者「そうですね、上の者に承認を得てから営業部長への決裁を仰ぎます。」
この流れであれば、決裁までに担当者・上司・営業部長という3段階を踏む必要があることが分かります。
自分「今回の提案のようなサービスの導入は、どのような流れで決定されるのですか？」
担当者「そうですね、部署のトップが可否を決定します。」
この流れでは、部署のトップが決裁者だと分かります。
自分「自社の〇〇をご検討いただける場合は、採用までにどのような流れがあるのでしょうか？」
担当者「私が決定権を持っていますね。」
こちらは理想的なケースであり、担当者と決裁者が同じであることが分かります。
上記の流れに違和感がある場合には「弊社の場合は、こうした案件の決裁は〜〜〜なんですが」のように、自社の例を話して相手からのトークを促すのも良いでしょう。
今までに何度も付き合いがある取引先との商談でのトーク例
過去に何度も取引実績がある相手だとしても、同じ決裁ルートを辿るとは限らないため、必ず確認が必要です。
先ほどもお伝えしたように、金額によって決裁者が変わる可能性があるためです。
自分「以前は〇〇課長が決裁いただいたようなのですが、今回も同じ流れになりますか？」
担当者「いえ今回は金額が以前のものより高額になるため、稟議書を作成して取締役に決裁を仰ぐ必要がありますね。」
この流れでは、今までの取引とは決裁ルートが変わることが分かります。
自分「こちらの決裁の流れは前回と同じように、〇〇様が最終決定をされるということで良いでしょうか？」
担当者「そうなります。」
この流れでは、前回の取引と同じ決裁者が決裁権を持っていることが分かります。
取引の経験がある企業であっても、前回と同じあると思い込まず、必ず決裁者と決裁ルートを確認するようにしてください。思い込みによって商談を進めてしまうと、思わぬ問題が発生する恐れがあるでしょう。
まとめ
商談を成功させるためには、決裁者を把握することが重要であり、決裁者の見極めには商談中のトークや商談前の事前準備が重要であることを説明しました。
自然な流れで決裁者を探るというのは一見難しいように感じられますが、商談を受ける相手は今までに同様の質問を何度も受けていることが多いので、思っているよりもスムーズに決裁ルートを聞き出せるでしょう。
また、一度得た顧客情報を正しく管理するためには、営業ツールを用いると良いでしょう。営業ツールの導入によって営業活動を効率化させ、より多くの成約を手に入れましょう。