テレアポは電話で顧客にアプローチし、アポイントを取ることを目的とした営業活動です。しかし、ほとんどの企業では外部からの電話は最初に受付につながり、その後担当者に取り次がれる流れになっています。
そのため受付を突破出来なければ営業活動を進められないため、受付突破はテレアポの最初の関門であると言えるでしょう。
この記事ではテレアポの受付突破率を向上させる効果的なフレーズやコツを紹介しましょう。テレアポで受付突破が出来ないと悩んでいるのなら、ぜひ参考にしてください。
テレアポで受付突破出来ない理由
テレアポで受付突破をすることは、なぜ難しいのでしょうか。自分自身のトーク内容に問題がなくても受付突破が出来ない場合もあるのです。まずはその理由を知っておきましょう。
理由１ 「営業電話は担当者に取り次がない」という指示が出ている
企業によっては、担当者の業務の妨げにならないように「営業電話は担当者に取り次がない」という指示が出ていることがあります。確かに全ての営業電話を担当者に取り次いでしまうと、本来の業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。
このような指示が出ている状態で営業電話を担当者に取り次いでもらうことは難しいため、あえて受付のいない業務時間外に電話をするなどの工夫が必要です。
理由２ 自社の商材が必要とされていない
すでに自社の商材と同じような商品やサービスを導入済みの企業では「同じような商品はいらない」と考え、受付で営業電話を断ってしまうことがあります。
しかし、自社の商材の導入メリットが受付に伝えられれば、担当者に取り次いでもらえる可能性が高くなるでしょう。
理由３ 営業電話のトーク内容に問題がある
丁寧な言葉遣いや正しい敬語が使えていない電話は相手に悪い印象を与えます。専門用語などを使って話の内容が分かりにくい営業電話も避けるべきでしょう。
営業電話のトーク内容に問題がある場合は、どの企業に架電をしても受付で断られてしまう確率が高くなるため、すぐに改善が必要です。
テレアポで受付突破するための効果的なフレーズ
テレアポで受付突破をするためには、知っておくべき効果的なフレーズがあります。どのフレーズもすぐに取り入れられるものばかりですので、積極的に活用しましょう。
フレーズ１「〇〇様をお願いします」
テレアポでは「ご担当者様」や「社長」などではなく、担当者名をはっきりと指名します。担当者名を知っているということは、初めての営業ではなくすでに取引のある相手だと感じられやすいためです。受付に取引先と認識された場合は、取り次ぎを断られることはありません。
担当者名の調査には事前準備が必要になりますが、可能な限り個人名を特定出来るようにしてください。
フレーズ２「〇〇についてお伺いしたいことがあります」
「ご提案です」「ご案内です」のような営業電話を強調した話し方ではなく「お伺いしたい」という言葉を使います。顧客からの問い合わせであるような言い回しをすると嘘をついてしまうことになりますが「お伺いしたい」というフレーズは多くの使い道があります。そのため、営業電話であると受付に感じさせず担当者に取り次いでもらえる可能性を高められるでしょう。
フレーズ３「お時間少しだけよろしいでしょうか？」
多くの担当者は営業電話に時間を割きたくないと考えていますが「お時間少しだけよろしいでしょうか？」「数分で済みますので」「すぐに終わりますので」というフレーズを使うことで、「この電話に長い時間は必要ない」とアピール出来ます。
これらのフレーズを担当者に電話をつないでもらってからも積極的に利用すれば、最後まで話を聞いてもらいやすくなるでしょう。
テレアポで受付突破するコツ
最後にテレアポで受付突破をしやすくするコツを紹介します。ほんの少しの工夫をするだけで受付突破率を高められるため覚えてしまいましょう。
コツ１ 正しい敬語・丁寧な言葉遣いをする
ビジネスマナーの基本でもありますが、正しい敬語を使って丁寧な言葉遣いをしてください。特に受付担当者の多くは電話対応の教育を受けており、正しい敬語や言葉遣いを熟知しています。
会社で営業電話の教育が用意されていない場合には、自分で学び、練習する必要があるでしょう。言葉遣いで相手の気分を損なうことのないようにしてください。
コツ２ 相手に聞き取りやすいトーン・スピードで話す
ボソボソと暗いトーンでの営業トークや、早口で焦っているようなトークは商材の魅力を相手に伝えられません。相手の顔が見えないで営業電話では、声が営業担当の顔になり、商品や企業のイメージにも直結します。
営業電話は「明るく元気にハキハキと」と言いますが、営業電話は相手に良い印象を与えながら聞き取りやすい必要があるのです。
特に緊張して早口になってしまうタイプの方は、相手に「聞き取りにくい」「余裕がない」と感じられやすいため、自分のトークを録音して確認しながら何度も練習してください。自分のトークを客観的に聞いてみると、想像していたものとは全く違った印象を受けることが多いです。一度聞いてみると、改善に役立つでしょう。
コツ３ 専門用語を使わない
受付に限らず、営業トークではあまり専門用語を使わずに、可能な限り誰にでも理解出来る言葉を選ぶようにしましょう。相手が専門用語を多用する時には、相手に合わせれば良いです。
大切なことは自分自身の知識をアピールするのではなく、商材の魅力を相手に伝えることです。
コツ４ 電話の目的は簡潔に伝える
ダラダラと要件の分かりにくい電話は相手に不信感を抱かれてしまう恐れがあります。可能な限り短い説明で簡潔に電話の目的が伝えられるようにしましょう。
受付に商材導入のメリットを伝える場合にも、話が長くなり過ぎないように注意してください。
コツ５ 商材導入時のメリットは具体的に表現する
商材を導入した後に企業が得られるメリットは「売上向上」「集客UP」のような抽象的な言い回しではなく、「他社では10％売上が向上した事例があります」などと数字を使った具体的な表現をしてください。
話の信憑性が高くなり、より分かりやすく相手に商材の魅力を伝えられるでしょう。
コツ６ トークスプリクト（台本）を作っておく
トークスプリクトを作成し、想定されるトーク内容を事前にまとめておきます。過去にあった質問とベストな回答を用意しておけば、急な切り返しが出来ずに困ってしまうこともなくなるでしょう。
また、作成したトークスプリクトをチーム全体で共有することで、経験不足の営業担当でも一定のレベルの営業電話が出来るようになります。トークスプリクトは定期的に更新して最新の状態が保てると良いです。
コツ７ テレアポで得たデータを共有・分析する
営業ツールなどを用いて、テレアポ時に行われたトーク内容や担当者名をデータ化しチーム内で共有すれば、テレアポの効果を分析可能になるだけでなく、次の営業電話時にその情報を活用出来ます。
受付を突破出来なかった場合も、次のチャンスにつなげられるようにしてください。
まとめ
担当者に電話をつないでもらえなければ営業の機会を得ることが出来ないため、受付突破はテレアポの最初の重要なポイントであると言えます。この記事を参考に、受付突破の方法を理解し、成約率の向上を目指しましょう。
また、テレアポをする中で、担当者のメールアドレスを教えてもらうことができたり、資料を送っておいてと言われたりすることもあるでしょう。営業資料を送付できることはチャンスではあるのですが、営業資料を見てもらえなければ、アプローチのしようがなくチャンスを生かせません。
営業資料を送付する機会が多いのであれば、送った資料を相手が読んだかどうか分かる営業ツールやセールスイネーブルメントツールなどのツールを利用すると便利です。相手がいつ資料を閲覧したのかが分かれば、アプローチするタイミングに迷うことが無くなり、フォローする顧客の優先順位も付けやすくなるでしょう。