営業資料は商材の情報を顧客に伝えるために必要なものであり、多くの営業担当が営業資料を使って成約を手に入れています。そのため、営業資料の重要性は知られているのですが、その管理方法に問題がある企業が多いです。
優れた営業資料を、1人の営業担当だけでなく営業部全体で管理・共有可能な環境を整えていれば、多くの営業担当が営業資料を活用可能になり、営業資料自体の改善も進められるでしょう。
この記事では、営業資料の管理・共有についてまとめました。特にBtoB営業に焦点を当てて話を進めますので、営業資料を有効に活用してBtoB営業の生産性を高めたいと考えているのなら、ぜひ参考にして下さい。
営業資料とBtoB営業
BtoB営業は企業が企業に対して商品やサービスを提供するビジネスモデルのことで、営業資料はその他のビジネスモデルよりもBtoB営業で重要視されます。
企業で新たな商品を購入するには、1人の担当者の意思で決定されることはなく、複数の承認者が必要です。しかし、その全ての承認者に直接商品を説明する機会が得られない場合が多いでしょう。優れた営業資料を担当者を介して先方の会社に渡すことで、営業担当の代わりに商品のアピールポイントを商談先の承認者全員に伝えてくれます。
また、新規営業の際に「とりあえず資料を送って下さい」と顧客から営業資料の送付を要望されるパターンもあります。営業資料は商談のアポイントを取るためにも役立っているのです。
営業資料の管理・共有ができていないことで生じるデメリット
営業資料は営業担当にとって重要なツールであることに間違いありませんが、営業資料の管理を営業担当に一任している企業も多いでしょう。営業担当が営業資料を自己管理する場合には、資料を点在させてしまったり、他の営業担当に共有されていなかったりする問題が発生する可能があります。
ここからは、営業資料が適切に管理・共有出来ていないことで起こり得るデメリットについて説明しましょう。
１ 求める営業資料を探すのに時間がかかる
営業資料自体は共有されているものの、複数のフォルダに資料が点在して他のデータに埋もれているような状態では、営業資料を探すために多くの時間を消費します。営業担当が10人いる職場で1人が毎日15分間営業資料探しに時間が割かれると、営業部門全体で週に約12時間半もの時間が無駄になります。
12時間半の労働は、営業担当1人の一日分の労働時間を遥かに超えています。営業担当1人単位で見れば「大した手間ではない」と感じる非効率な作業でも、部署内全体で計算すると大きな損失になるのです。
２ 内容の酷似した営業資料を営業担当が一から作成してしまう
すでに理想的な営業資料があるのに資料のデータが見つけられなかったり、共有されていなかったりする状態では、営業担当は個人的に営業資料を一から作成しなくてはいけなくなります。営業資料の作成には何時間もの時間が必要になるでしょう。
また、営業資料が営業担当によって違った内容になると、本来商材のアピールポイントとしている部分がブレてしまったり、間違った情報が記載される恐れもあります。
３ 最新版ではない営業資料が活用されてしまう
同じ商材を扱っていても営業を続ける中でサービス内容や価格が変更されることは多く、その都度営業資料の更新が必要です。このような時に営業資料の管理が行われていないと、古い営業資料と新しい営業資料が混在し、誤って古い営業資料が顧客の手に渡ってしまう恐れがあるでしょう。
特に、商材の値上げ後に以前の価格が記載された営業資料を顧客に見せてしまうような状態になってはいけません。誤った営業資料の送付は営業担当個人だけでなく、会社の信用問題に直結します。
もちろん古い営業資料も保管しておく必要がありますが、ファイル名を【最新版】と分かりやすい表記にしたり、最新版と旧版のフォルダ自体を明確に分けておいたりするような工夫をすると良いです。
４ 「成約につながる営業資料」がその他の営業資料に埋もれてしまう
優れた営業担当はただ会社で用意された営業資料を顧客に提示するのではなく、顧客の反応や営業活動の成果をもとに営業資料をカスタマイズしています。改善が繰り返された営業資料は、成約につながる有力な営業ツールになるでしょう。
しかしその「成約につながる営業資料」が共有されずに個人的に管理されてしまうと、営業部門全体での成績は向上しません。一部の営業担当は成果の独占を考えるかもしれませんが、営業部門全体の成績向上は会社全体の売り上げに直結し、企業の成長に関わることを理解しましょう。
まとめ
営業資料の管理や共有が出来ていないことで生じるデメリットは多くあります。営業資料はBtoB営業の要と言える存在で営業担当の武器になりますが、営業資料自体が正しく管理・共有出来ていなければ、営業活動の脚を引っ張ってしまう結果になる場合もあります。営業資料の管理のルールを設けるなどして、営業担当全員がいつでも資料を確認できる状態にするのがベストです。
そのためには、営業資料の管理にツールを活用するのも１つの方法です。営業資料は全てツール上で管理することと決めれば、「あの資料どこだっけ？」といったことはまずなくなります。ツールの中には、資料の管理や共有だけでなく、顧客が営業資料のどのページを閲覧したのかが分かる機能など営業活動に便利な機能が搭載されたツールもあります。営業資料の管理方法を改めるのであれば、ツールの活用も検討するといいでしょう。営業資料を管理・共有しやすい環境を整えることにより、営業部門全体の生産性を高められます。