社外とのファイル共有におすすめ｜オンラインストレージを比較

業務を円滑に進行させていくには、組織内での情報共有が必須です。実際に、チームメンバーとファイルやノウハウを共有しているという方は多いでしょう。ただし、ファイルを共有する相手は、自社の組織内だけとは限りません。プロジェクトの推進にあたって、社外のクライアントとファイルを共有することもあるでしょう。社外とのファイル共有では、社内でのファイル共有にも増して、セキュリティやデータ紛失防止に力を入れる必要があります。

そこで今回は、社外とのファイル共有におすすめの方法やサービスをご紹介します。社外とのファイル共有におけるサービス選定にお役立てください。

社外とのファイル共有の方法

チームメンバーや上司など、社内でファイルを共有する時には、普通のメールやUSBを使用する人も多いでしょう。しかし、社外のクライアントや協力企業との間でファイル共有をする場合には、社内でのファイル共有よりもセキュリティや汎用性に優れた手段を使用する必要があり、普通のメールやUSBはあまり利用されません。では、社外とのファイル共有にはどのような方法があるのでしょうか。まずは、社外とのファイル共有で一般的に使われる方法を3つご紹介します。

方法１　オンラインストレージ

オンラインストレージとは、ファイルや写真などのデータをアップロードし保存しておける、インターネット上のサービスのことです。データ保存のためのファイルがインターネット上にあるイメージです。

オンラインストレージでは、ファイル共有の相手が離れたところにいても、インターネットを通してその場でファイルを確認することができます。そのため、インターネットさえ繋がる状態であれば、素早く手軽にファイルを確認することが可能です。
また、オンラインストレージを使えば、パソコン本体やUSBのストレージは消費されません。そのため、大きなサイズのデータもやり取りしやすく、近年ではビジネスのあらゆる場面で使用されています。

方法２　zipファイル

ビジネスでやり取りするファイルはサイズが大きいことが多く、また機密情報も多く含まれるため、共有の際には送り方やセキュリティを重視する必要があります。共有相手が社外の場合には特に気をつける必要があり、ただ単にファイルをメールで送信したりUSBで共有したりという方法はおすすめできません。

そこで、メール送信によるファイル共有で使用されるのが、パスワード付きのzipファイルです。zip処理によりファイルデータを小さくしたzipファイルは、通常サイズのままのファイルよりもメールでの送信がしやすくなります。また、パスワードを付けることにより、セキュリティを高めることも可能です。
メールでファイルを共有する際にはひと手間かけて、zipファイルにし、パスワードを付けるようにしましょう。

方法３　ファイル転送サービス

ファイル転送サービスとは、サイトを通してファイルの共有を行う方法です。
ファイル転送サービスのサイト上に共有したいファイルをアップロードし、発行されたURLを相手に知らせれば、相手はそのURLからファイルをダウンロードすることができるというのが一般的な流れになります。

ファイル転送サービスには無料で使えるものや有料のものもあり、中には独自の方法でファイル共有を可能にしているものもあります。

このファイル転送サービスは、大容量のデータでも相手と共有しやすいことから、カタログなどの大容量ファイルなどの共有によく利用されます。

ファイル共有にオンラインストレージをおすすめする理由

社外の相手に限らず、社内の相手に対しても、ファイル共有にはオンラインストレージの利用がおすすめです。その4つの理由を見ていきましょう。

理由１　セキュリティに優れている

オンラインストレージには、データ暗号化や利用者認証機能など、セキュリティに力を入れているサービスが多数存在します。そのため、セキュリティ面が重要になる社外の人とのファイル共有に向いている方法だと言えるでしょう。

ただし、セキュリティ対応はサービスによって異なります。利用するオンラインストレージを選ぶ際には、機能面とともにセキュリティ面も慎重に見極めるようにしましょう。

理由２　データ紛失防止

オンラインストレージでは、アップロードしたファイルはインターネット上で保存されます。
そのため、誰かが自身の端末に保存したファイルを誤って消してしまったとしても、インターネット上にバックアップが取られている状態になるため、完全なデータ紛失を回避することができます。
同様に、ハードウェアの故障などのトラブルにによる、デスクトップやローカル保存ファイルの消滅にも備えられます。

理由３　利便性の高さ

オンラインストレージは、利便性の高さも魅力です。
前述の通り、オンラインストレージに保存したファイルには、インターネット環境さえあればアクセス可能です。よって、社外にいても、その場ですぐファイルを確認することができます。
また、容量の大きなファイルも共有しやすく、異なる端末からの共同編集も可能で、複数人でのファイル共有も快適に行えます。

理由４　低コスト

多くのオンラインストレージは、低コストで利用可能です。無料で利用できるサービスやプランもあり、その利便性を考えると、コストパフォーマンスはかなり良いと言えるでしょう。
ただし、サービスやプランによって容量や月額料金、導入費用や運用費用の負担有無などは異なるので、事前によく確認するようにしてください。

社外とファイル共有するのにおすすめのオンラインストレージを比較

ここからは、社外とのファイル共有におすすめのオンラインストレージを3つご紹介し、その特徴を比較していきます。

box

boxは、あらゆる種類のファイルを保存できるオンラインストレージです。文書や写真、ビデオなどあらゆるファイルを、パソコンのデスクトップのようにフォルダで管理できます。
オンライン・オフラインに関わらず、どこからでも、どんなデバイスからも、ファイルを確認し編集できるので、社外の人とも柔軟なファイル共有が叶います。

また、ストレージ容量はどのプランでも無制限なので、容量を気にしながら使用する必要はありません。セキュリティにも力を入れており、アクセスを完全にコントロールできるため、機密文書も安全に共有可能です。

https://www.box.com/ja-jp

Dropbox Business

Dropboxは、一般的に用いられているオンラインストレージのひとつです。ビジネスに利用するなら、より機能性に富んだDropbox Businessの利用がおすすめです。

Dropbox Businessは、相手がDropboxのアカウントを持っていなくてもファイル共有が可能です。常に保存と同期を行うことにより、ファイルの最新状態をキープします。

保護機能を何重にも搭載するなど安全性にも優れているので、社外の相手とも安心してファイルを共有することができます。

コンテンツやツールを一括管理できるので、離れたところにいるチームメンバーとのワークスペースとしても活用できるでしょう。

https://www.dropbox.com/

OneDrive for Business

OneDriveは、Microsoftによるオンラインストレージです。中でもOneDrive for Businessは、ビジネス向けに設計された機能やセキュリティを搭載し、社内だけでなく社外のファイル共有にも向いています。

OneDrive for Businessは、WordやExcel、PowerPointを用いたスムーズな共同作業を叶えます。保存したファイルにはどんなデバイスからもアクセスでき、オンラインでもオフラインでも作業可能です。オフラインで編集作業を行った場合には、次回接続時に自動的に同期が行われます。

ファイルのバックアップや保護などのセキュリティも高く、多くの企業で使用されています。Microsoft製品との相性が良いので、WordやExcelをよく使用する方におすすめです。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/onedrive-for-business

まとめ

オンラインストレージは、ファイル共有の柔軟性や利便性を高め、「外出先でファイル確認ができない」「誤って消したファイルのバックアップがない」などのストレスやトラブルを解消してくれるサービスです。セキュリティに優れたサービスを選べば安全性も高まり、社外とのファイル共有にも積極的に活用することができるでしょう。ただし、オンラインストレージサービスは多数存在するので、しっかりと各サービスの内容を比較し、自社に合ったものを利用するようにしましょう。

オンラインストレージのような、オンライン上での情報共有は、仕事を効率化させます。セールスイネーブルメントツールやSFAなどのツールも、その方法のひとつでしょう。これらのツールは、ツール上で営業に関する情報を一元管理し、インターネットを通した柔軟な情報共有を可能にします。営業の効率化を目指すなら、セールスイネーブルメントツールやSFAなどのツール導入もご検討ください。