採用される提案書の書き方|作成方法と差がつくポイントを解説

提案資料の完成度で他社と差がつく

提案書は社内・社外で、何らかの提案をするために作成する資料のことです。
提案書の仕上がりによって、その提案の採用の可否が決まると言えるでしょう。

この記事では、提案書を作成する目的や具体的な作成方法と避けるべきNG行為を説明します。
これから提案書を作成する方、提案書の作成を苦手と感じている方は、ぜひ参考にしてください。

目次

提案書とは

提案資料をチームで見直す

提案書とは社内の相手や顧客、取引先などに対して、相手が抱えている課題の解決策を提案するために作成する書類のことです。

提案書を読んだ相手がその内容を確認した上で、提案の可否を決めるのです。一般的には、社外向けの提案書には自社のサービスを紹介する提案が多く、社内向けの提案書には業務改善などを行うための提案が多いでしょう。

また、提案書自体にもいくつもの種類があり、業務改善提案書、企画提案書、導入提案書、アイデア提案書などが存在します。

提案書の目的

提案書を作成する目的は「問題の解決策を採用してもらう」ことです。

そのため、提案書は提案した内容を実行することで得られるメリットや、成功させる方法など実現可能な説得力のある内容を記載する必要があるのです。

提案書と企画書の違い

提案書と似た言葉に企画書というものがありますが、この2つは全く異なります。

それぞれの書類の役割を理解した上で、提案書を作成するようにしましょう。

企画書は提案書をより具体的にしたもの

企画書と提案書を作成する順番は、最初に提案書、次に企画書になります。なぜなら、企画書は提案書の内容をより具体的にしたものであるためです。

それぞれの特徴を簡単にまとめると、下記のようになります。

提案書:課題の解決策を解決の方向や方法まで示した文書
企画書:提案書の内容を、すぐに実現可能な実務レベルまで具体化した文書

企画書が作成されない場合もある

業種や提案の種類によっては、提案書のみで提案が実行され、企画書の作成が必要とされない場合もあります。

提案書と企画書は必ずしもセットではないということです。

提案書に必要なCTPT

提案書を作成する時には、CTPTを意識する必要があります。CTPTとは下記のような要素のことです。

・C(コンセプト):提案の背景や目的
・T(ターゲット):提案のターゲットは誰か
・P(プロセス):提案を実行する方法
・T(ツール):提案を行うために必要なもの

これらの要素が提案書で説明されていれば、相手に伝えるべきことに漏れがなく、必要な内容が全て記載された提案書になるでしょう。

CTPTが含まれた提案書は分かりやすく、提案書を読むだけでその提案を実施するメリット、成功に向けてのステップ、提案を実行するために用意するべきものなどを伝えられるのです。

逆に考えれば、CTPTの記載が欠けている提案書は、提案書に必要な情報が不足していると言えます。

提案書を作成する際のステップ

提案書の作成ステップを確認しよう

ここからは、提案書を作成する具体的なステップを説明しましょう。

提案書作成時には、この流れ通りに作成を進めると良いです。

STEP1 相手が抱える課題を明確にする

情報を集め、現在相手が抱える課題や問題を明確にしていきます。

解決するべき課題を正確に理解していなければ、解決策を考えることは出来ません。

STEP2 課題を解決するアイデアを集める

STEP.1で明確になった課題や問題を、解決するアイデアを収集していきます。

この段階では、そのアイデアが現実可能かどうかは考えず、思いつく限りに課題の解決方法を出しましょう。

複数のメンバーからアイデアを集めれば、今まで思い浮かばなかったような案が生まれる可能性があります。

STEP3 集まったアイデアを精査する

課題を解決するために集まったアイデアを精査し、多くても3つ程度に絞ります。

ここで決定したアイデアは、提案書に記載されます。

STEP4 提案内容をより具体的なものにする

提案内容を提案相手に「実現可能」だと感じられる内容に変更していきます。

提案のスケジュール・予算・人員を決めれば、その内容がよりリアルに感じられるでしょう。

同時に、提案を実現させるために必要なツールも考えておいてください、

STEP5 想定されるトラブルと対応を考えておく

提案の実行に向けて想定されるトラブルを洗い出し、そのトラブルの防止方法や対処方法を考えておきます。

計画実行時に起こり得るトラブルに対する注意点が明らかになっていれば、提案書を読んだ相手から提案に対する不安要素を指摘されたり、批判されたりすることを防げるでしょう。

STEP6 提案書を作成する

ここまでのステップで必要な情報を揃え、提案書の作成に入ります。

多くの場合は提案書に書式が指定されることが少ないため、下記の内容を記載するようにしてください。

【提案書に書くべきこと】
・提案書の題名
・提案書作成者名
・現場の課題や問題
・提案内容
・提案が採用された場合のメリット
・提案の予算やスケジュール
・想定されるトラブルと対応内容

このような流れで提案書を作成すれば、問題提起から解決方法の提案、その内容と得られる効果や注意点が伝わりやすくなるでしょう。

提案書のNG行為

提案書のNGポイント

提案書を作成する際には避けなくてはいけない行為があります。ここからは、提案書のNG行為について説明しましょう。

NG行為のないように、提案書を作成してください。

NG1 何のための提案書なのかが分かりにくい

先ほどもお伝えしたように、提案書は今ある課題や問題を解決するために提案されます。

提案書を読んでも、何のための提案書なのか、何が言いたいのかが分からないような内容では、提案書としての役割を果たしていないと言えるでしょう。

ゴールの見えない提案書は、読む相手に興味を持ってもらうことも出来ません。

NG2 提案で得られるメリットが抽象的

提案を実行することで得られるメリットは、誰が読んでも理解出来る明確なものでなくてはいけません。

例えば「経費削減」「人員確保」「売り上げ向上」「集客UP」のような抽象的なメリットでは、提案のゴールが見えにくくなり、提案実行後の成果も分かりにくいでしょう。

提案の内容によって表現方法は変わりますが、可能な限り〇〇%、〇〇円、〇〇割などの数字を活用するようにしてください。

NG3 実現が難しいことを提案している

どんなに素晴らしいメリットを得られる提案だとしても、実現が困難または不可能な提案が採用されることはありません。

提案のフローには無理がない場合でも、提案に必要な予算・人員・期間の全てが実現可能な内容でなくてはいけないのです。

NG4 提案書の文章がまとまっていない・読みにくい・文章量が多過ぎる

提案書は簡潔な文章を使用し、読む相手にとって簡単に内容が理解しやすいものにします。

周りくどい言い回しや、まとまりのない文章にならないように注意しましょう。

「相手に伝わりやすい内容か」「相手が読みやすい文章か」を考えながら、提案書を作成してください。

まとめ

提案書を作成する目的や作成方法、NGポイントをお伝えいたしました。

提案書は自分の提案を相手に伝えるために欠かせないものであり、提案書の仕上がりによって提案自体が実現するかどうかが決まると言えます。また、作成した提案書を有効に活用するために、営業ツールを導入するという手段もあります。そのようなツールを使えば、提案書によって新規顧客を獲得出来る可能性を高められるでしょう。

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