日々の業務の中では、取引先の相手にメールや郵送で資料を送付する機会があると思いますが、資料送付時の案内メールのマナーを知らないという方が多いようです。送り先が社外ではなく社内の相手であったとしても、最低限の案内メールのマナーを守る必要があるでしょう。
この記事では、資料をメールに添付したり、郵送したりする際に送信する案内メールのマナーと、参考になる例文を紹介します。
今まで案内メールのマナーを知らなかったという方は、ぜひ最後までご覧ください。
資料送付の案内メールのマナー
資料をメールや郵送で送付する際は、必ず相手に資料を送ったことを伝える案内メールを送りましょう。資料を送った事実を伝えることで、より相手に資料のことを意識してもらえるようになるでしょう。また、丁寧なメールで好感度アップにもつながります。
資料送付の際に送信する案内メールのマナーは、一般的なビジネスメールのマナーと同様です。
最初に挨拶文を入れ、締めの挨拶と署名の間に要件である資料送付について記載してください。基本的なことですが、丁寧な言葉を使うことはもちろんのこと、相手の名前や役職に間違いがないかも注意しましょう。
また、郵送で資料送付をした後の案内メールは、資料送付後すぐに送信します。資料の送付を希望された場合も、こちらから送付を願い出た場合も、必ず資料送付の案内メールが必要です。
資料送付の案内メールの書き方
ここからは、資料送付の案内メールの書き方を紹介しましょう。
１ 資料の送付や添付が伝わる件名をつける
資料送付の案内メールの件名は、資料を郵送したこと、資料を添付していることが分かるものにします。
具体的には「資料送付のご案内」「〇〇資料のご送付」などの件名を用いるといいでしょう。
特にメールの場合は、添付資料に気づかないままメールを読み終えられてしまうというトラブルが起こりやすいため、このような配慮が欠かせません。
２ 郵送の場合には発送日時・到着予定日時を記載する
郵送で資料送付をした後の案内メールには、資料を発送したという事実だけでなく、発送日時・到着予定日時も明らかにしておきます。
事前に到着予定日時を伝えることで、相手に発送した資料の到着をより意識してもらいやすくなるでしょう。
３ 複数の資料を送付する場合には箇条書きで内容を記載
資料の送付時に複数の資料を一度に送る時は、資料名を箇条書きで記載するようにしてください。
また、メールに資料を添付する場合には、関連性の低い資料を同時に送ることは避けた方が良いでしょう。
違うプロジェクトの資料を同時に送ると、相手が混乱したり、資料の内容に誤解を招いたりする恐れがあります。
４ 資料の補足説明をする場合にはページ名などを記載して伝わりやすくする
送付する資料に補足説明が必要な場合は、メールにその旨を記載することもできます。
特に資料を受け取った相手が気にしているポイントや抱えている不安点を知っている場合は、資料のどの部分にその点が解消されると記載があるのかをアピールしましょう。
相手が受け取った資料を全て確認しない可能性も踏まえ、ページ数を指定した上で補足説明を行うと良いです。
以前ご質問いただいた契約の途中解約の件ですが、資料3ページ（途中解約について）の項で途中解約時に違約金の発生は無いという表記がございます。
郵送で資料送付した場合の案内メールの例文
郵送で資料を送付した場合の案内メールの例文は下記のとおりです。
資料を郵送後すぐに案内メールが送れるようにしてください。
件名「〇〇株式会社：資料送付のご案内」
△△株式会社 △△課 △△様
日頃より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
早速ではございますが、ご依頼いただきました資料の発送をお知らせいたします。
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発送日：○月○日（○）
到着予定日：○月○日（○）
送付内容：〇〇資料一式
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お手元に資料が届きましたら、内容をご確認いただきますようお願いいたします。
ご不明点やご質問などございましたら、〇〇までお気軽にお問い合わせくださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
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署名（連絡先を記載）
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添付ファイルで資料送付する場合の案内メールの例文
添付ファイルで資料を送付する際の案内メールの例文は下記のとおりです。
件名「〇〇株式会社：資料送付のご案内」
△△株式会社 △△課 △△様
日頃より大変お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
早速ではございますが、ご依頼いただきました資料を添付ファイルにてお送りします。
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添付ファイル：〇〇資料（PDF：全3ページ）
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ご不明点やご質問などございましたら、〇〇までお気軽にお問い合わせくださいませ。
何卒よろしくお願いいたします。
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署名（連絡先を記載）
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添付ファイルを送る際の注意点
添付ファイルで資料を送る場合には、郵送での資料送付とは違った注意点があり、その注意点を理解していないと相手に迷惑を掛ける恐れがあります。
注意点を十分に理解した上で、案内メールを送るようにしましょう。
注意点１ 相手が閲覧可能なファイルフォーマットを用意する
資料を受け取り閲覧する相手のパソコンによっては、資料を受け取っても開けなかったり、資料のレイアウトが崩れたりする可能性があります。
そのため、資料を送付する前に先方に「どのようなファイル形式でお送りすれば良いでしょうか？」と確認しておくと良いです。
文書データの場合は「PDF」に変換しておけば、閲覧環境に左右されることはないでしょう。
注意点２ ファイルサイズが大きい・数が多い場合にはZIPに圧縮してから送信する
あまりにデータサイズが大きいファイルや複数のファイルは、メールを受け取った相手がデータをダウンロードするために多くの時間が掛かってしまいます。
具体的には3M以上のファイルや3つ以上のファイルはZIPファイルに圧縮して送信した方が良いでしょう。
また、メールで送信が困難なほど大きなデータであれば「大容量ファイル転送サービス」を活用するという手段もあります。
注意点３ 分かりやすいファイル名を付ける
メールに添付された資料は、相手のパソコン上にダウンロードされた後に管理されることになります。
その際にファイル名が「見積書」「提案書」など資料を送付した会社が分かりにくいものになっていると、そのままのファイル名では相手のパソコン内での管理が難しくなってしまうでしょう。
社外の相手に資料を送付する時のファイル名は「〇〇に関する見積書_〇〇株式会社_20210801」のように、添付資料の内容、送信者、送信日が分かるようにします。
注意点４ 会社のルールを守りセキュリティに配慮する
万が一自分が送信したメールにウイルスがついていた場合、相手の会社全体に大きな不利益を与えてしまう恐れがあります。
基本的に会社ではウイルスチェックのシステムが用意されているはずですので、会社で規定されたメール送受信時のルールを遵守するようにしましょう。
また、不用意に宛先不明のメールを開かない、安全の確保されていないサイトを訪問しないなど、普段からのウイルス対策も大切です。
まとめ
資料を送付した際に送信する案内メールの書き方や注意点を説明いたしました。
資料送付の件数が増えれば案内メールの作成や送付も必然的に増えていき、資料送付後のフォローが十分にできなくなる可能性があります。
資料を送るだけでなく資料送付後のアフターフォローを有効にするためには、営業ツールの導入も考えると良いでしょう。ツールによっては、相手が資料のどこに注目したのかが分かるものもあり、効果的な営業アプローチが可能になるでしょう。