営業メールは営業電話と並んで重要視されている営業方法ですが、「読んでもらえない」というデメリットもあります。読まれることを前提に時間をかけて作成した営業メールも、開封されないのでは意味がありません。
この記事では営業メールのメリットと、成果を得られる営業メールの書き方のコツを紹介しましょう。優れた営業メールで成果を出したいというのなら、ぜひ参考にしてください。
営業メールのメリット
営業メールは営業方法として、どのようなメリットがあるのでしょうか。まずは営業メールのメリットを理解しましょう。
メリット１ 内容が伝わりやすく記録として残る
優れた営業メールが作成できれば、メールは口頭による説明よりもその内容が伝わりやすくなります。また、営業先の相手が営業内容をメモしてくれることは少ないですが、営業メールは処分されない限りテキストとして相手の手元に残ります。アプローチを受けた段階では必要がなかったものだとしても、状況が変わった時にそのメールが役立つ可能性があるのです。
その送信記録も自分の手元に残るため、自分が過去に行ったアプローチも確認出来るでしょう。
メリット２ 担当者に直接アプローチ出来る
電話営業では電話を担当者に取り次いでもらうことが最初の関門となります。電話営業の取り次ぎを一切断っている企業も珍しくありません。
そうでない場合にも、「営業」と判断された段階で担当者の方から取り次ぎを断られてしまうこともあります。
営業メールはメールアドレスさえ入手出来ていれば、担当者に直接アプローチをすることが可能です。
メリット３ 相手が都合の良い時間に内容を確認出来る
電話営業や飛び込み営業では、担当者が営業に割く時間が用意出来ないことが多いですが、営業メールは受け取った相手が自分の都合の良い時間を使って内容を確認出来ます。
なかなかつまらない担当者へのアプローチとして、最適な方法だと言えるでしょう。
メリット４ 効率良く営業活動が進められる
営業メールはテンプレートを上手く活用すれば、短時間で多くの企業にアプローチが可能です。
他の営業方法に比べて非常に効率の良い営業活動ができ、人材不足の企業でも導入しやすいでしょう。
メリット５ 必要なコストが少ない
訪問営業には交通費がかかりますが、それに比べて営業メールは少ないコストで運用することが出来ます。
営業先が増えるほど、必要なコストに大きな差が生まれるのです。
メリット６ 内容を精査してから送信出来る
口頭での営業では、伝え漏れや間違いを起こしてしまうことがあります。しかし、営業メールは送信前に文章をしっかり確認出来るため、そのような問題を防げるでしょう。
またテンプレートを活用すれば、メールの誤字脱字も最小限に抑えられます。
営業メールのコツ
営業メールには多くのメリットがあることをお伝えいたしましたが、営業メールを使って営業活動を上手く進めるためには、知っておくべきコツがあります。
ここからは、成果を得やすい営業メールを書くコツを紹介しましょう。
コツ１ 開封してもらえる件名をつける
営業メールはまず開封してもらわなくては意味がありません。開封前のメールは件名しか表示されていないので、件名で相手の興味を引く必要があるのです。
人は無意識に毎日膨大な量の広告を目にしていますが、ほとんどの広告は目に止まらず、記憶に残らないでしょう。
相手に関係のある内容であることをアピールして、開封したくなるような件名をつけられるようにしてください。
相手の興味を引きやすい営業メールの件名の例文は下記のようなものです。
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件名で営業っぽさを強調するべきではありませんが、【重要】などと記載されていると、つい目が止まってしまうものです。
また、メールソフトによって多少の違いはありますが、メールの件名は50文字程度までしか表示されないため、文字数が長くなりすぎないように注意してください。
コツ２ メールを送信するタイミングを考える
営業メールは受け取った側が都合の良い時間に確認するものですが、相手が席についていたり、パソコンを開いていたりする可能性の高い時間帯を選べば、開封してもらえる可能性が高くなります。
多くの企業では朝・夕よりも昼休み前後の方が業務がひと段落していることが多いため、11:30~12:00や13:00〜13:30にメールを送ると良いでしょう。
しかし、業務内容によってその時間帯は変わるので、送信先に合わせた対応が出来るようにしてください。
コツ３ 相手にとってメリットのある提案であることを伝える
自社の商材をアピールしたいばかりに商材のことばかりをメールに記載すると読んだ相手に「ただの宣伝だった」「関係のない話だった」と思われ、次のメールからは開封すらしてもらえなくなる恐れがあります。
メリットが分かりにくい提案では相手の興味を引くことは出来ないため、営業メールでは自社の商材の導入によって相手が得られるメリットを分かりやすく簡潔に記載してください。
また、メリットは抽象的なものではなく、数字を用いた明確な表現が出来ると良いです。例えば「集客アップ」よりも「集客10％向上」の方が、具体的なメリットを理解してもらいやすくなるでしょう。
コツ４ 改行や箇条書きを使って読みやすい工夫をする
ダラダラと長文で書かれたメールは読みにくく、最後まで読んでもらえない可能性があります。
メールは基本的にテキストのみで構成されていますが、改行・箇条書き・記号などを利用して、読みやすいメールを作成しましょう。難しいようであれば、インターネットで配布されているテンプレートを参考にすると良いです。
また、アポイント取得が営業メールの目標になりますので、全ての内容をメールで伝えようとせず、商談へ繋げる内容を記載するようにしてください。
コツ５ メールを読んだ後のアクションを明らかにしておく
営業メールを読んで提案に興味を持ってもらえた後は、相手に次のステップに進んでもらわなくてはいけません。ここで、次に行うべきアクションが明らかになっていないと、手間に感じられて行動に至らずに終わってしまうことがあります。
営業メールでは、メールを読んで興味を持ってもらえた方のために向けた、次のアクションを記載しておきましょう。
具体的なアクションは資料請求、訪問、電話による問い合わせ、Web会議、説明会などがありますが、どのアクションも利用の障壁を低くし、可能な限り簡単に次のステップに進めるようにしてください。
コツ６ 相手が次のステップを選べるようにする
営業メールの中には、次のステップに訪問のアポイントメントを用意しているものが多いですが、すぐ面会という流れに抵抗を感じる方もいます。対面になることで「断りにくくなる」「営業がしつこいかもしれない」などの不安を持たれることもあるでしょう。
顧客によってメールを読んだ後に希望するアクションが変わることを理解し、顧客が自分で次のステップを選べるようになると、そのハードルを低く出来ます。
また、電話やオンラインを活用した営業であれば営業マンの負担も軽くなり、効率良く営業活動が進められるようになるでしょう。
まとめ
営業メールのメリットと、成果の得られる営業メールのコツを紹介いたしました。営業メールはメリットのある営業方法ですが、メールを送って終わりではありません。メールがどのくらい開封されたのか、どのくらい商談につながったのかなどを分析し、メールを送った相手に再度連絡を取ってアプローチしていくことも必要でしょう。
そのためには、営業ツールやセールスイネーブルメントツールの活用がおすすめです。営業活動の最適化もでき、効率良く営業活動が進められるようになるでしょう。メールを使った営業を改善していきたいのであれば、便利なツールの活用も検討するといいでしょう。