メールトラッキングツールとは|選び方と導入、活用方法を解説

メールマーケティングは少ないコストで効率良く営業活動が行える営業手法のことですが、メールを使ったコミュニケーションの欠点として、送信したメールが相手に開封されているのかや、内容をどれだけ確認してもらえたのかが分からないという課題があります。

その課題を解決する方法が、メールトラッキングです。メールトラッキングのためのツールを活用すれば、自分が送ったメールに対する受信者の反応や評価が分かるでしょう。

この記事ではメールトラッキングの基本的な知識だけでなく、おすすめのメールトラッキングツールを紹介します。メールマーケティングを始めたい、改善したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

目次

メールトラッキングとは

メールトラッキングとは顧客に配信したメールを追跡し、そのメールの開封率やクリック率、添付ファイルのダウンロード数などを収集・分析することを指しています。メールマーケティングでは実際に顧客の反応を目でみることは出来ませんが、メールトラッキングで得たデータがあれば現在のアプローチが適しているのか、改善するべきなのかなどの正しい判断が可能になるでしょう。

つまり、メールトラッキングを行えば、メールマーケティングの欠点が十分にカバー出来ると言えます。メールトラッキングツールによって、メールマーケティングをより効果的な営業手法に変えられるのです。

また、メールトラッキングのために作られたツールをメールトラッキングツールと呼び、中にはOutlookやGmailなどのメールソフトの拡張機能として無料で用意されているものもあります。それぞれのツールに特徴があるため、自社に最適なツールを探す必要があるでしょう。

メールトラッキングツールの主な機能

メールトラッキングツールに搭載されている主な機能は次のようなものです。自社で活用したいと考えている機能を決めておき、メールトラッキングツール選択時に確認しましょう。

①メールの追跡機能

メールトラッキングツールの代表的な機能です。送信したメールの開封、返信、添付ファイルのダウンロードなど、メールを受け取った相手が起こした行動を記録または通知します。分析内容の詳細さはツールによって異なるでしょう。

②メールの管理機能

現在使用しているメールソフトなどと連携し、利用者のメールを管理します。いくつものツールを使用する必要がなくなり、送信メール・受信メールを効率良く管理します。

③メールのスケジュール機能

設定した条件に基づいて、見込み顧客へのメール配信予定を管理します。メルマガ配信などに便利な機能でしょう。

メールトラッキングツールの導入メリット

営業資料はデザインで大きく結果が変わる

メールトラッキングツールを導入すれば、次のようなメリットが得られます。メリットを理解した上で導入を検討してください。

メリット1 メールマーケティングの効果を高められる

メールへの反応をメールトラッキングツールで確認出来るようになれば、メールマーケティングでの営業活動をより効果的な方向に改善することができます。具体的には、開封率が良かったメールを次のアプローチの参考にしたり、開封率が悪かったメールの要因を探って失敗事例として周知したりするなどの方法があるでしょう。

また、メールが開封されたタイミングも把握出来るため、顧客からのアクションがあった際のアフターフォローが進めやすくなります。

メリット2 発展的なシステム連携

メールトラッキングツールは普段使用しているメールソフトなどの他のシステムと連携可能なものが多いです。

そのため、導入済みの自社ツールとの連携によって、より効果的で自社に最適なシステムが構築出来るでしょう。

メリット3 営業担当がコア業務に集中出来る

メールトラッキングツールを使用しない場合、自分が送信したメールを顧客が開封したかどうかすら知ることが出来ません。そのために同じメールを再送したり、電話をかけて確認したりするなどの非効率な状態になってしまうでしょう。

メールトラッキングツールのデータを見れば、すぐに配信したメールの効果が確認可能なので、本来時間をかけるべきコア業務に集中出来るようになります。

メールトラッキングツールの選定ポイント

メールトラッキングツールはそのメリットの多さから多くの企業に導入されており、複数のサービスが流通しています。そのため、選定に困ってしまうこともあるでしょう。

ここからは自社に最適なメールトラッキングツールを選ぶ際に知っておくべきポイントを紹介します。

ポイント1 自社に最適な機能が備わっているか

主なメールトラッキングツールに搭載されている機能についてはお伝えしましたが、ツールによってはその内容が変わります。特に独自の機能を搭載している場合もあるでしょう。

自社が求めている機能が備わっているかどうかを、しっかり確認しましょう。

あまりに機能が多すぎると、運営費用が高額になったり、操作が複雑になったりする恐れがあるため、必要最小限の機能を求めると良いです。

ポイント2 誰でも使いやすい操作性

メールトラッキングツールは誰が使っても簡単に使いこなせるものでなくてはいけません。マニュアルを読まなくても分かるような直感的な操作が可能なツールを選ぶようにしましょう。

営業担当の中には新しいツールの利用を得意としないタイプの方もいるため、どの社員にも使いこなせることを前提としてツール選びを行ってください。

ポイント3 内容とコストが見合っているか

メールトラッキングツールは無料のサービスもありますが、有料ツールは無料のものに比べて、より詳細な分析が可能です。有料ツールの場合は、コストが内容に合ったものであるかを確認してください。

毎月の使用料だけでなく、初期費用やサポートが無料であるかなども調べ、いくつかのサービスを比較しましょう。

ポイント4 フリートライアルが用意されているか

メールトラッキングツールは実際に使用してみなくては分からない部分もあります。

そのため、可能な限り無料の試用期間が用意されているものを選び、複数のツールを実際に使用して比較しましょう。

ポイント5 外部ツールとの連携が可能か

自社で現在導入している外部ツールと連携が可能かどうかを確認します。顧客データのインポート機能もツール同士が連携出来なければ行えません。

メールトラッキングツールの導入をスムーズに進めるためにも、注意しておくべきポイントです。

ポイント6 日本語対応可能か

メールトラッキングツールは現在海外製品が多く、中には日本語対応されていないものもあります。操作はもちろん説明書やサポートも全て英語の場合もあるでしょう。

英語でなくてはいけないという理由がない限りは、いざという時に対応しやすい日本語対応をメインとしたツールを選んだ方が良いです。

おすすめのメールトラッキングツール

メールトラッキングツールの選定ポイントを紹介しましたので、ここからはおすすめのメールトラッキングツールを紹介しましょう。

自社に適したツールを選択出来るようにしてください。

Mailtrack

Mailtrackは、Gmailに特化したメールトラッキングツールです。トラッキングシステムにより、送付したメールが開封されたかどうか、何回開封されたかを教えてくれます。また、受信したメールが追跡されているかどうかは、MailtrackのIncoming tracked email indicatorで知ることができます。

参照元
https://mailtrack.io/

まとめ

メールトラッキングツールはメールマーケティングを成功させるために欠かせないものであり、ツールの導入によって多くのメリットが得られます。労働力不足が深刻化し、対面しない営業が求められている今、メールマーケティングで多くの成果を手に入れるために、自社に最適なメールトラッキングツールを見つけましょう。

また、ツールを使ってトラッキングできるのはメールだけではありません。営業ツールやセールスイネーブルメントツールの中には、顧客に送付した営業資料についてもトラッキングできるツールがあります。いつ資料の閲覧をしたのか、資料のどのページを閲覧したのかが分かり、メールトラッキングツールと同様、より確度の高い相手を優先できるなど営業活動の効率化に役立つでしょう。メールトラッキングツールだけでなく、より営業活動全体の効率化に効果的な営業ツールやセールスイネーブルメントツールなどの営業活動をサポートするツールの導入も検討しましょう。

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