コールドメールは、知り合いでない相手に突然メールを送る方法のことで、多くの方にとってはハードルの高い行為です。「いきなり知らない相手からメールが届いたら読まない」「知らない相手に勝手にメールを送るのは失礼だ」と感じる人もいるでしょう。
しかしコールドメールは以前からある連絡手段で、以前は「著名人と直接連絡を取る方法」として知られていましたが、現在はビジネスの場の営業活動でも活用されるようになりました。
この記事ではコールドメールについての基本的な情報とともに、すぐに活用出来る例文を紹介しましょう。コールドメールを使った営業活動に興味があるのなら、ぜひ参考にしてください。
コールドメールとは
コールドメールとは、知らない相手にメールを送ることを指しており、同じように、知らない相手に電話をかけて営業をかける方法は「コールドコール」と呼ばれます。
知らない相手に営業活動を行う手法は他にも、ハガキやニュースレターを郵便で送るダイレクトメールや、街中でチラシや広告付きのティッシュを配る行為などが存在し、自社に最適なアプローチを選ぶことで新規開拓のチャンスが掴めるのです。
「コールドメール」という言葉は聞いたことがない方であっても、日常生活の中で似たような営業活動を受けた経験があるでしょう。
コールドメールが効果的な理由
営業活動の中でも、知らない相手にメールを送ることに抵抗を感じる方もいると思います。しかしコールドメールは昔からある営業手法であり、BtoB営業では特に受け取る側もそのようなアプローチに慣れている場合が多いでしょう。コールドメールは失礼にあたる行為ではなく、相手に商材の魅力を伝えるために行うものだと考えると良いです。
ここからは、コールドメールが営業活動の中で効果的な理由をまとめましょう。
理由１ 効率良くリードを獲得出来る
コールドメールは、実際に営業担当が顧客と対面したり、電話をかけたりする営業活動と比べて、少ない労力や費用で実施することが出来ます。コールドメールを通じたリードの発掘作業は、その意味で効率的だと言えるでしょう。人材不足で営業活動が拡大出来ないけれど、リードを増やしたいと考えている企業にもおすすめです。
理由２ 販路の拡大・新規開拓
コールドメールは今まで接点のなかった顧客にアプローチをかける手段であるため、いつもとは違った販路や新規顧客に自社の商材をアピール出来るでしょう。
すぐに良い反応が得られなかった場合にも顧客の記憶に残れば、顧客に自社商材のニーズが生まれた時、最初に連絡をもらえる可能性を高められます。また、営業手段がオンラインになるので、遠方の顧客にも問題なく営業活動を行えます。
返信率が上がるコールドメールの例文
コールドメールが効果的な営業手段であることをお伝えしましたが、メールの内容を工夫しなければ期待するような成果を得られません。ここでは、すぐに活用可能な返信率を上げるコールドメールの例文を紹介しましょう。
タイトルの例
「業務効率化ツール〇〇によって得られるメリットについて：株式会社〇〇」
コールドメールは、受信者から見ればあくまで「知らない相手からのメール」なので、メールが開封されないことも多いです。
開封前のメールはタイトルのみで判断されるため、定められた文字数で顧客が「内容を確認したい」と感じるものにしなくてはいけません。内容が分かりにくいタイトルや、内容が分かってもメリットの感じられないタイトルは避けるべきでしょう。
冒頭文例
初めまして、私は〇〇株式会社〇〇部の〇〇と申します。
この度、〇〇業界の業務効率化についての相談があり、コンタクトしております。
簡単に私の紹介をいたしますと、〇〇業界で10年以上の経験があり、〇〇業界の知識や習慣を学び経験していますが、〇〇業界の中でも〇〇・〇〇の作業が非効率であると感じていました。この問題を解決しなくては、〇〇業界の次なる発展が困難であると考え業務効率化ツール〇〇を開発いたしました。
貴社のホームページなどを拝見し、自社の業務効率化ツール〇○の導入によって作業の効率化・生産性の向上に役立てると確信し、この度のコンタクトに至っております。
こちらが冒頭文章の例文となります。コールドメールの中には送り主の名前が記載されていないものや、送り主の正体が分かりにくいものも存在しますが、それでは相手からの信用を得ることは出来ません。
そのため、冒頭では自分のことを知ってもらうための簡潔な説明とメールを送った理由を明確に記載します。「これは自分には関係ないメールだ」と感じられないためには、この2点をなるべく早い段階で記載するようにしましょう。
また、送り先の企業について事前にリサーチし、不特定多数に送っているメールではないアピールをします。事前調査があれば、相手から問い合わせがあった時にも迅速な対応が出来るでしょう。冒頭文が長過ぎると相手に飽きられてしまうので、ワンスクロール程度で内容が読める文量に収めましょう。
本文例
・〇〇
・〇〇
この機能によって具体的に得られるメリットには作業効率向上と人件費の削減があり、〇〇業界にてすでにツールを導入いただいた会社様では期待通りの効果が得られました。
ご連絡いただければ、詳細な導入事例をお伝えいたします。
業務効率化ツール〇〇の資料はこちらのURLとなります。（資料のリンクを貼る）
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株式会社〇〇 〇〇部 〇〇
メールアドレス：〇〇@〇〇
ホームページURL：https://www.〇〇〇〇
本文を読んでもらえているということは、多くの場合冒頭文で相手から興味を引けている状態であるため、より具体的な内容を本文で伝えます。冒頭文と同じように長々とした文章は敬遠されてしまいますので、シンプルかつ簡潔な文章を心掛けましょう。
実績があるのであれば可能な限り具体的に記載するようにし、商材の導入によって顧客が得られるメリットをわかりやすく伝えてください。
多くの場合は文章のみで商材の魅力を伝えるのは難しいため、URLや添付資料を使ってより細かな情報を伝えることになりますが、ある程度商材に興味を持ってもらわなければ、その資料を開いてもらえません。そのため、あまりにも商材に対しての情報が少ない状態で「詳細はこちらをクリック」のような記載は避けるべきでしょう。
また、コールドメールを受け取った相手がすぐに連絡が取れるように、署名を必ず載せてください。
まとめ
コールドメールは販路開拓のために有効な手段であり、飛び込み営業よりもずっと少ない労力や費用で新たなリードの発掘が可能です。感染症対策や労働力不足によって新しい働き方が求められている今、導入を検討するべき営業手法であると言えるでしょう。
しかし、コールドメールは送った全てのメールが必ず読まれるわけではありませんし、どんなに素晴らしい商材であってもメールを送った相手全員にニーズのある商材ということはありえないでしょう。そこで、メールを送った相手の興味関心やニーズの有無を判別するために、資料の閲覧をトラッキングできるツールの利用が効果的です。ツールを利用すれば、送った営業資料を閲覧したのかや、どのページを閲覧したかのかが分かり、確度の高い相手から優先的にアプローチできるようになるでしょう。コールドメールで営業資料を送付するのであれば、その後のアプローチが便利になるツールの導入も検討し、営業活動全体の効率化も考えられるといいでしょう。