業務を効率化して企業の生産性を向上させるために、多くの企業で5Sが注目されています。しかし「5S」または「5S活動」という言葉自体は知っていても、その意味を十分に理解出来ていないという方も多いようです。
この記事では5Sについての基本的な知識を分かりやすくお伝えしましょう。これから組織で5Sを導入したいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
5Sとは
5Sとは業務を行う環境を整えることを目的として実施されます。その活動によって働きやすい作業環境が用意されれば業務が効率良く進められるようになり、社員は安全で快適な職場で仕事が出来るのです。5Sの導入によりさまざまなメリットが得られることが分かり、工場などの現場職以外でも多くの企業で5Sが活用されています。
5Sは5つの要素で構成されています。5種類の全要素が揃わなければ、5Sを成功させることは出来ません。
・整理
・整頓
・清掃
・清潔
・躾（しつけ）
これらをローマ字で記載すると頭文字が全てSになることから、その名称が生まれました。5つの要素について、さらにここから理解を深めていきましょう。
１ 整理とは
整理とは、企業が所持しているものを必要・不要で分別し、不要なものを処分することを言います。分別されるものの中には書類・在庫・機材などという目に見えるもの以外に、データや情報などの目に見えないものも含まれます。
整理は直接業務に関係のあることではないと考える方もいるようですが、不要なものに溢れている状態では必要なものを探す手間が増え、業務が非効率になります。
また、不要なものを維持するために倉庫を必要としたり、管理のための人員を確保しなくてはいけない問題が発生する場合もあるでしょう。整理された状態を保つということは組織全体のコスト削減にもつながるのです。
整理は社員一人ひとりが個人的に判断出来るものではないため、「指定した期間保管後処分」などのルールを設ける必要があるでしょう。その処分方法も分かりやすくしておきます。
２ 整頓とは
整理を行って必要になったものの保管場所・保管方法を決め、いつでも必要なものが決められた場所にある状態を整えることです。
例えば工場の作業で必要な道具一つにしても、置き場所が決まっていなければ、前に使用した人がどこに道具を戻すかが個人任せになります。結果的に、次に作業を行う人はその道具を探すという手間を複数回繰り返す非効率な状態になってしまいます。
つまり整頓されていない現場では非常に多くの時間を無駄にしており、生産性を向上させることが困難になるのです。
整頓された状態を維持するためにはルールを設けるのは大切なことですが「道具の使いやすさ」「ルールの守りやすさ」も考えるようにしてください。道具の置き場所に目印をつけたり、道具ごとに分別して保管しておくなどの工夫も必要でしょう。
整頓された職場では効率良く業務を進められるようになります。
３ 清掃とは
清掃とは業務を行う職場だけでなく使用する機器や道具を手入れして綺麗な状態に保つことを言います。
特に5Sの清掃では「掃除をして綺麗な職場を維持する」ような抽象的なものではなく、終業前に使用した道具の手入れを行う、曜日ごとに定められた機器の清掃をするなどのルールを設けると良いです。その際に手順が必要なものがあれば、マニュアル化して共有しておいてください。
整理と同じく、清掃も業務効率や生産性に影響がないと感じる方もいますが、清掃が出来ていない職場では衛生面の問題以外にも業務中の怪我を引き起こしやすくなります。業務で使用する機器や道具の手入れを怠れば、業務が思うように進まないこともあるでしょう。
清掃の行き届いた職場は、誰もが働きやすい環境だと感じられるはずです。
４ 清潔とは
清潔とはここまでに説明した整理・整頓・清掃を行った結果、職場が汚れのない状態に維持されていることです。整理・整頓・清掃のどれか一つでも実施・継続されていなければ、清潔な環境は用意出来ません。
初めは社員一人ひとりの努力や管理者のアナウンスが必要だとしても、長期的に見て清潔な状態が保てていれば、5Sの活動が社内に定着し成功したと言えます。
５ 躾とは
躾とは、5Sを守るためのルール・マニュアルを社員に教育して習慣にさせることを言います。どんなに優れたルール・マニュアルを用意しても、徹底されないのであれば意味がありません。
5Sを進めるためのルール・マニュアルは情報共有ツールなどを用いて必要な時にいつでも確認できるようにすると良いでしょう。
また、5Sは一時的な試みではありませんので、「5Sが習慣化されているか」「ルール・マニュアル」が守られているかを常に観察する5S責任者を設けるようにします。小さなルール違反でも積もり積もれば、5S導入前に逆戻りをしてしまう恐れがあることを理解するようにしてください。
5S責任者はルールの厳守とともに、必要であれば適時ルールの見直しも取り組む役割です。
可能であれば部署ごと・その業務ごとに5S責任者を用意出来ると管理が徹底しやすいでしょう。
5Sチェックシートで評価する項目
5Sの活動を維持させるには、5Sチェックシートを用いて確認者の力量に関係なく一定のレベルで5Sの達成度を評価する必要があります。ここからは5Sチェックシートに記載するべき項目をお伝えしましょう。
チェックシートは先ほど紹介した5つの要素ごとに分けて記載すると分かりやすくなりますので、枠線などを用いて項目を分割してください。
①整理のチェック項目
業務中に出るゴミの処分方法や整理された環境を維持するために必要な項目を記載します。
【例】
・廃棄物の処分方法が分かりやすいか
・不要なものが職場に置かれていないか
・通路などに共有スペースに放置されているものはないか
②整頓のチェック項目
この項目では、業務で使用するものが指定の場所に整頓出来る環境が用意されているかを確認します。
【例】
・道具の置き場所が分かりやすく定められているか
・業務中の作業導線に問題がないか
・消耗品が管理されているか
③清掃のチェック項目
清掃がしやすい状態が用意出来ているかを確認する項目です。
【例】
・掃除道具が全て用意されているか（ほうき・モップ・ちりとりなど）
・掃除道具は清潔に保たれているか
④清潔のチェック項目
この項目では、職場内の清潔が保たれているかを確認します。
【例】
・職場にゴミやほこりが溜まっていないか
・業務に必要なものを手入れしているか
⑤躾のチェック項目
5Sを実施するためのルール・マニュアルが社員に定着しているかを確認する項目です。
【例】
・5S活動のルールを部署内全ての社員が理解している
・5Sを行うためのマニュアルが最新の状態に保たれている
5Sチェックシートは5S活動を続けるために欠かせないものですが、チェックシートでチェックするという行為が形骸化してしまうことのないように注意してください。
また、チェックシートの内容は業種ごと・職場ごとに変わりますので、それぞれに最適なシートを用意し、必要であれば状況が変わる度に見直しを行いましょう。
まとめ
5Sについての基本的な知識をその要素ごとに細かく説明いたしました。誰にでも分かりやすく伝わりやすい決まりを設けて、5S活動を定着させていってください。
また、5Sを定着させるためにはルールやマニュアルが不可欠です。ルールやマニュアルを全社員に共有する手段として、情報共有ツールの導入を検討するのも良いでしょう。ルールやマニュアルの変更、5Sチェックシートの改定の際にも、情報共有ツールがあればスムーズにその内容が共有ができるでしょう。