ワードやエクセル、パワーポイントによるマニュアル作成の問題点とは

現代では、多くの企業がマニュアルを導入しています。マニュアルは、ただ業務について解説した文章というものではなく、企業にとって数々のメリットを期待できる経営手法のひとつです。
マニュアル導入にあたっては、ワードやエクセル、パワーポイントなどといった書類作成ツールを利用している担当者が少なくないようですが、実はこれらのツールはマニュアル作成に万能だとは言えません。

そこで今回は、マニュアルの必要性を再確認するとともに、ワードやエクセル、パワーポイントによるマニュアル作成の問題点についてご説明しましょう。

目次

マニュアルって必要?

まずは、マニュアルの必要性について見ていきましょう。

マニュアル導入のメリット

マニュアル導入には、企業にとって以下のようなメリットを期待できます。

1. 業務の標準化

マニュアルがあれば、従業員はそれを基準として業務を実行できます。そして、明確な基準があることで、個人によって業務の仕方や質、作業時間などに差が生まれにくくなります。すると誰もが均質的な業務を行えるようになります。企業として、従業員全体のスキルアップが図れます。

2. 業務の効率化

業務の効率化が図れることも、マニュアル導入の大きなメリットです。
あらゆる業務とその情報を網羅したマニュアルがあれば、従業員は疑問点があった時に、他の従業員に聞かずとも疑問解決ができるようになります。これにより、業務は停滞しにくくスムーズになります。
さらに、業務の全体像がマニュアルに記されることで無駄な業務の洗い出しがしやすく、業務の構造としての効率化も期待できます。

3. 人材育成

マニュアルは、人材育成にも有効です。
全ての業務についての情報が公開されていることで、より多くの従業員が各業務を深く理解し実行できるようになるためです。またこれにより、業務の属人化を防ぐことも可能です。
また、新人教育や従業員研修にマニュアルを活用すれば、教育のための人材コストを削減することもできます。

企業にとってのマニュアルの必要性

上記のように、マニュアル導入には、業務の質や効率アップおよび従業員のレベルアップを期待できます。これらは企業価値を上げるものであり、企業にとってのマニュアルの必要性を裏付けるものだと言えるでしょう。

またマニュアルは、今までに培われてきた個々の従業員の知識やノウハウ、コツ、勘などが蓄積され、まとめられた、「企業の知的財産」です。これらの情報は簡単に集められるものではなく、企業を経営していくにあたって必須となるものです。
つまりマニュアルは、モノという形ではないものの、企業にとって重要性の高い財産だと言えるでしょう。従業員の流動性が高い現代において、財産となる各従業員のノウハウをマニュアルとして残していくことは、企業の重要な使命です。

さらに、「コーポレートガバナンス」という面でも、マニュアルの必要性は唱えられています。マニュアルにより、企業の方向性やコンプライアンスの浸透を徹底しておくことで、企業を正しく運営していくことが可能になるためです。近年問題になることが多い企業の不祥事を防止するためにも、マニュアルは有効です。

このように、各メリットによる企業価値の向上だけでなく、知的財産の蓄積やコーポレートガバナンスという点を考えても、マニュアル導入の必要性は高いと考えられます。

ワードでマニュアル作成をするメリットと問題点

次に、ワードでマニュアルを作成するメリットと問題点について見ていきましょう。

ワードでマニュアル作成をするメリット

ワードは文書作成ソフトにあたり、その機能はビジネス文書の作成に適しています。そのため、文章中心のマニュアルであれば、ワードでのマニュアル作成は比較的しやすいでしょう。
ワードでマニュアル作成する上での具体的なメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

  • 文章中心のマニュアル作成がしやすい
  • 目次の自動作成、校閲が可能
  • ネット上のテンプレートが多い

ワードは、ネット上に多くのテンプレートがあるため、それらを活用することでスムーズなマニュアル作成が可能になります。また、目次の自動作成や校閲ができるのも、マニュアル作成においてはメリットだと言えるでしょう。
ワードでのマニュアル作成は、画面上で容易にイメージを掴めるので、編集や文書の構造確認がしやすいのもポイントです。

ワードでマニュアル作成をする問題点

ワードはマニュアル作成に向いているツールではありますが、問題点としては「ワードの知識がなければツールとして使いにくい」ということが挙げられます。

ワードの使用方法は、基本レベルについては簡単です。しかし、応用レベルになると直感的な操作が難しく、思うような文書作成や編集が行えない場合があります。ワードにはワードならではの操作方法があるため、それを押さえていなければ、質の高いマニュアル作成は不可能です。

しかし、ワードの応用的な操作方法については誰でも理解しているわけではありません。よって、誰でも簡単に使えるわけではないという点において、ワードでのマニュアル作成には課題があると言えるでしょう。

エクセルでマニュアル作成をするメリットと問題点

続いて、エクセルでマニュアルを作成するメリットと問題点についてご紹介します。

エクセルでマニュアル作成をするメリット

エクセルは表計算ソフトであり、関数を用いて瞬時にデータを導き出せるのが特徴です。そのため、利益計算や顧客データの取りまとめなど、データを用いたマニュアル作成に便利です。
エクセルでマニュアル作成する上での具体的なメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

  • データ中心のマニュアル作成がしやすい
  • 数式と関数を組み合わせれば複雑な処理も可能に

エクセルはとにかくデータ処理に強く、数式と関数をうまく組み合わせれば、自社特有のシステムを入れることも可能です。数字やデータを多用するマニュアルであれば、エクセルでの作成を検討すると良いでしょう。

エクセルでマニュアル作成をする問題点

エクセルでマニュアル作成をする問題点は、「画面上でイメージが掴みにくいこと」また運用が「属人化してしまいやすいこと」です。
エクセルでは、印刷を前提とした画面表示がされないため、マニュアルを印刷する際にイメージとの相違が生じる可能性があります。

また、マクロなど複雑な処理が組み込まれたエクセルは、どうしても運用が属人化してしまいやすいという問題点もあります。属人化を防止するというマニュアル作成の目的とも矛盾してしまいます。
マニュアルは随時編集・改善を重ねていくものなので、作成ツールを選択するにあたって、誰もが扱えるという運用のしやすさは重要です。

パワーポイントでマニュアル作成をするメリットと問題点

パワーポイントでマニュアル作成をするメリット

パワーポイントはプレゼンテーションソフトであり、スライド資料の作成に向いているツールです。アニメーションや装飾などを付けやすいため、視覚的・感覚的に優れたマニュアル作成を目指すなら、パワーポイントが役立ちます。
パワーポイントでマニュアル作成する上での具体的なメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

  • 作図中心のマニュアル作成がしやすい
  • ページの構築が比較的自由

パワーポイントの強みはデザインの自由度にあります。マニュアルにスライドを組み入れ視覚的・感覚的な効果を狙うなら、パワーポイントを用いると良いでしょう。

パワーポイントでマニュアル作成をする問題点

パワーポイントでのマニュアル作成における問題点は、「作成の効率が悪いこと」です。
優れたパワーポイント資料を作るためには、まずどのような見せ方をするか大枠を固めた上で、実際の作成に取り掛からなければなりません。1ページごとの編集作業も、マニュアルとなればページ数が多く、大仕事になります。パワーポイントでのマニュアル作成は、パワーポイントに慣れた人であっても、かなりの時間を要するでしょう。

業務効率化を促進するためのマニュアル作成を効率の悪い方法で行うのは、得策とは言えません。

ワード・エクセル・パワーポイントに共通するマニュアル作成の問題点

ワードやエクセル、パワーポイントは、「追加コストがほとんどかからないこと」、「多くの人がツールとして使い慣れていること」が共通した利用メリットです。しかし、これらのツールでのマニュアル作成には、共通して以下のような9つの問題点も生じます。

  • ファイルの重さに左右される
  • 動画への非対応
  • スマートフォンやタブレットから確認・編集しにくい
  • 担当者変更に伴う引き継ぎが面倒
  • 順番(1,2,3など)などに代表される型化されていない
  • フォーマット作成・レイアウト・画像編集に手間がかかる
  • 他言語対応が難しい
  • 紙マニュアルが時代錯誤、旧版新版の管理が面倒
  • データ閲覧がスムーズに行えない

総合して柔軟性に乏しいというのが、これらのツールにおけるマニュアル作成の問題点だと言えるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、マニュアル作成を専門機能として備えているナレッジツールの活用です。専門ツールを使用すれば、マニュアル用のテンプレートを利用できるため、一からフォーマット作成を行う必要はありません。他のテキストツールを用いるよりも、ストレスフリーなマニュアル作成が可能になり、スムーズに質の高いマニュアルを作成できます。

まとめ

ご紹介したように、ワードやエクセル、パワーポイントの機能を用いれば、マニュアル作成は可能です。しかし、それぞれに問題点があるのも事実です。ツールを組み合わせればそれぞれの問題点を補えますが、そのような作成方法では作業がより複雑になってしまいます。

マニュアル作成時にはパソコンに入っている既存ツールでの作成に拘らず、専門ツールの導入を検討しましょう。マニュアル作成はもちろん、その後の運用も効率的に行えるようになりますよ。

よかったらシェアお願いします 🐕‍🦺
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次