チェックリストとは、作業内容などを一覧にしたもののことです。実際に完了した作業をレ点で消し込んでいくことで、作業の抜け・漏れを防ぎます。
しかし、チェックリスト自体が不完全、あまりにも非効率などの理由から、現場で使用されない、形骸化してしまう問題が発生している事例もあります。
この記事では、使いやすいチェックリストの作成方法や現場にチェックリストを定着させる方法を解説しましょう。
チェックリストを活用するメリット
チェックリストの作成方法を知る前に、チェックリストがあることで得られるメリットを説明します。
１ ミスを予防する
人間は仕事を進める中でミスをしてしまう生き物ですので、どんなに作業に慣れている人でも抜け・漏れが発生する可能性があります。
チェックリストを使用すれば、自分自身が行った作業を確認しながら業務を進められるため、このような問題を大幅に防げるのです。
また、過去にミスが多かった作業があれば、再発防止の対策としても活用可能でしょう。
２ 業務の全体像が把握出来る
チェックリストには業務の一連の流れの上で必要な行動が記載されるため、自分が行っている作業の全体像を視覚的に把握出来ます。
ゴールを見据えた働き方をすれば、今行うべきことをしっかり理解した上で作業を進められるのです。
３ 業務を効率化出来る
チェックリストがない会社では、細かな作業は担当者一人ひとりが判断して段取りを組んで進めている場合があります。
非常に効率よく優れた段取りで作業を進められる担当者もいれば、非効率な作業を毎日続けてしまう担当者もいるでしょう。効率よい作業の進め方でチェックリストを作成すると、全担当者の業務効率を向上させ、組織の生産性を高めることが出来るのです。
４ 簡単に更新可能
チェックリストはマニュアルのように更新作業に時間がかかりません。そのため、業務改善時・変更時には簡単にチェックリストを最新の状態に更新出来ます。
５ 引き継ぎが楽になる
チェックリストがあれば、自分が行っている業務が「見える化」されます。
そのため、業務が一人の担当者しか把握出来ていないような状態である「業務の属人化」を防ぎ、担当者の変更がある時にも、チェックリストを主体としたスムーズな流れで引き継ぎが出来るのです。
チェックリストの基本的な作り方
ここでは具体的なチェックリストの作り方の手順を紹介します。この流れに沿ってチェック項目を作っていけば、スムーズにチェックリストが作れるでしょう。
手順１ チェックリストの作成方法を決定する
チェックリストは紙データ・電子データの2種類に分けられます。
チェックリストを使う現場がデバイスを持ち込めない環境であれば紙のチェックリストを活用し、パソコンやスマホなどのデバイスを使える環境なら電子データの利用を考えましょう。
管理の面から考えれば、ペーパーレスである電子データのチェックリストがおすすめです。利用者の使いやすさも考慮してチェックリストの種類を決めてください。
手順２ 業務内容を洗い出す
時系列に沿って業務内容を洗い出していきます。必ず実際に業務を行っている担当者から話を聞いて洗い出すようにしてください。担当者にしか分からない確認ポイントや注意事項がある場合も多いためです。
この後の手順でチェック項目の内容を整えていくため、洗い出しの段階ではチェックリストの形式にしようとする必要はありません。
また、この手順の際にチェックリストは紙データ、電子データどちらが使いやすいか意見を聞くのもいいでしょう。手順１と手順２は同時に進めても問題ありません。
手順３ 業務内容からチェック項目を作成する
洗い出した業務内容からチェック項目を作成していきます。その際、業務内容をある程度のまとまりで区切り、そのまとまり単位でチェック項目を作成するようにします。
手順４ ミスを予防する工夫を入れる
チェックリストを作成する目的の一つに、ミスの防止があります。
過去に発生したトラブルやミスの中で特にリスクが大きい業務内容には、チェックリスト上でダブルチェックができるようにするなどの工夫をするようにしましょう。
該当のチェック項目を太字にしたり、カラーにしたりするなど視覚的に注意を促すという手もあります。
手順５ 現場の意見を集めて改善する
完成したチェックリストはそのまま運用せず、現場の担当者に渡してフィードバックをもらいましょう。
必要な改善点を直した上で、実際の運用に進んでください。
チェックリスト作成前におさえたいポイント
チェックリストを作成するには、事前にしておくべきポイントがあります。
１ チェックリストの作成目的・利用シーンを考える
作成するチェックリストを「何のために・誰が・いつ使用するのか」を考えましょう。この項目が明確でないと、チェックリストがあまり業務の助けにならない仕上がりになってしまうおそれがあります。
この3点を考えておくことで、チェックリストのフォーマットや具体的な項目も決めやすくなります。
２ チェックリストを作成する業務の性質を考える
チェックリストの作成目的の中には「作業の抜け・漏れを防ぐ」効果を期待することが多いです。
もちろん全ての業務でミスの発生は防ぐべきなのですが、その業務にとって「作業の抜け・漏れ」がどのような影響を与えるものかを考えましょう。
例えば、一つのミスが人災につながるような業務や大きな損失を発生させる可能性のある業務では、そのほかの業務に比べてより細かな確認項目が用意されたチェックリストを作成する必要があります。
チェックリストを作成する際のポイント
次に、チェックリストを作成する際に知っておくべきポイントをまとめました。
ポイント１ 簡潔な文章を心がける
チェックリストは誰が見ても短時間で内容が理解できるものでなくてはいけません。
じっくり読み込まなくては内容が分からないチェックリストにしないため、要点をまとめて簡潔な文章を使いましょう。
ポイント２ ワンポイントアドバイスを添える
担当者が休暇や異動で急に不在になった場合でも、チェックリストを見た代わりの担当者が問題なく作業できるように、チェックリストにはワンポイントアドバイスも添えておきます。
特にコツが必要な作業では、このアドバイスが作業の質に影響するでしょう。
ポイント３ 曖昧な判断基準は避ける
チェックリストに曖昧な表現を使用すると、個人の解釈次第で作業の質にばらつきが生まれる恐れがあります。
特に作業結果の良し悪しを判断する基準や注意が必要な事象の基準などは、可能な限り数値を使って説明します。
誰がチェックリストを使っても同じ判断結果になるようにしてください。
チェックリストを現場に定着させるコツ
どんなに工夫してチェックリストを完成させても、現場で定着しないのではチェックリストを作成した意味がありません。
現場にチェックリストを浸透させるには、どのようなコツがあるのでしょうか？
コツ１ 手間のかかるチェックリストを作らない
チェックリストは作業を行いながら確認・チェックをする必要がありますので、作業内容に適した量の項目を用意しましょう。
あまりに項目が多すぎると、チェックリストが作業効率を落としてしまうことから、現場の担当者にチェックリストが敬遠される可能性があります。
また紙で管理するのであれば、毎日簡単にチェックリストが手に入るような環境を整えておいたり、紛失しにくく持ち歩きやすいようにバインダーを用意しておいたりするなどの工夫をするのもおすすめです。
コツ２ 提出ルールを設ける
多くの従業員がいる現場などではチェックリストの管理も大変になりますが、きちんとした管理が出来ていないチェックリストは、管理者側でも適当な扱いをされてしまいがちです。
毎日終礼までにチェックリストを提出するなどの簡単なルールを設定しておくとよいでしょう。
コツ３ チェックリストの内容を最適なものにする
チェックリストの内容が実際の現場の作業とかけ離れている・曖昧すぎるなどの理由から、チェックリストが活用されないことがあります。チェックリスト作成時には、その業務を十分に理解している担当者の意見を取り入れ、項目の削除や追加を行うようにしてください。
また曖昧な表現は避け、明確な内容のみを記載します。
コツ４ チェックリストの意味や目的を理解してもらう
優れたチェックリストを用意しても、活用する側がその意味・目的を理解していないと「ただチェックをする」ことが作業の一つになってしまい、チェックリストの効果が得られなくなってしまいます。
現場の担当者に「なぜチェックリストが必要なのか？チェックリストを活用することで何が得られるのか？」を研修などの機会を設けてトラブル事例なども踏まえた上で、チェックリストの重要性を理解してもらう必要があるでしょう。
教育後に実際に使う立場の担当者から、疑問点や改善点を集めれば、より実践的で役に立つチェックリストが作成出来るようになります。
コツ5 チェックリスト機能のあるツールを活用する
チェックリストは紙で行わなくてはいけないものではありません。
専用のツールを使えば紙を管理する必要もなくなり、パソコンの他にもスマホやタブレットを使って簡単に内容確認とチェックが出来るのです。
チェックリストを使う現場の担当者はもちろん、管理に必要な労力も削減可能なため、チェックリストの導入で業務が非効率になってしまう心配もなくなります。
まとめ
チェックリストの作成方法や、チェックリストが現場で定着されない状態を防ぐコツを説明いたしました。
一つの会社でも、最適なチェックリストは業務や使用する環境によって変わります。業務ごとに使いやすいチェックリストが作成出来るよう、柔軟な考え方を持つようにしましょう。
また、チェックリスト機能のあるツールを導入すれば、より効率良くチェックリストの管理・活用が可能です。チェックリストの活用を考えているのならツールに頼るという方法も検討してみてください。
