おすすめのマニュアル作成ツールを比較｜メリットや選ぶポイント等も解説

マニュアルを作成したいと思った時にマニュアル作成ツールを利用すれば、スムーズに作業が進められますが、実際に利用したことのないツールでは期待している効果が得られるか分かりません。多くのマニュアル作成ツールは無料のプランやフリーのトライアル期間が用意されているので、活用すると良いでしょう。

この記事では無料プランや無料トライアルが用意されているおすすめのマニュアル作成ツールをご紹介します。マニュアル作成を効率よく行いたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、マニュアル作成に特化した機能が搭載されたツールのことで、ツールを利用すればマニュアル作成にかかる時間や手間を大幅に削減することが期待出来ます。

現在では多くの企業に導入されており、効率良くマニュアル作成が出来るようになっているのです。

マニュアル作成ツールを導入するメリットと効果

実際に、マニュアル作成ツールを導入するとどのような効果やメリットが期待出来るのでしょうか？マニュアル作成ツールのメリットと効果を説明しましょう。

品質の高いテンプレートが利用出来る

ほとんどのマニュアル作成ツールでは非常に品質の高いテンプレートが豊富に用意されています。マニュアルテンプレートの一部はインターネットで無料配布されているものもありますが、ツールを導入することでより品質が高い、豊富な種類のテンプレートを利用出来るのです。

テンプレートを活用すれば、必要な情報を指定の箇所に入力していくだけでサクサクと短時間でマニュアル作成が完了するため、結果的に作業時間が短縮され、コスト削減にもつながります。

いくつもの種類のマニュアルに統一感を持たせられる

一般的にマニュアルは業務ごと・作業ごとに用意されるため、企業に属していると複数のマニュアルを定期的に読む機会があると思います。

全てのマニュアルの書式に統一感があれば、どこに何が記載されているのかが分かりやすくなりますし、新規作成時・更新時にも効率良く作業を進められるでしょう。

特に新しい社員が入った時や引き継ぎ時には一度に複数のマニュアルを読む必要がありますので、マニュアルの書式に統一感があるとマニュアルの理解が深まりやすいです。

作成したマニュアルが共有出来る

マニュアル作成ツールを使用すれば、完成したマニュアルをプリントアウトしたり、データとして配布したりする必要がなくなります。同じマニュアル作成ツールを利用することで複数の社員や遠方の拠点でもすぐマニュアルを確認でき、更新時にもリアルタイムで最新のマニュアルを提供可能になるでしょう。

「拠点が多くなかなかマニュアルが行き渡らない」「マニュアルの更新が漏れ、古いマニュアルを使ってしまっていた」などのトラブルを防げます。

作成したマニュアルの管理が出来る

マニュアル作成ツールを利用しない場合は、マニュアル作成者以外はマニュアルデータがどこにあるのか分かりにくくなります。そのためマニュアル確認時や更新時に困ってしまうこともあるでしょう。

マニュアルの数が増えるほど管理は難しくなり、マニュアルの更新漏れや紛失が発生してしまうおそれもあります。

マニュアル作成ツールを利用すればマニュアルの種類ごとに管理が容易になり、更新履歴も把握しやすくなるのです。

マニュアルの活用度合いを確認出来る

マニュアル作成ツールの中には、マニュアルを誰がいつ閲覧したかの確認が出来る機能を用意しているものがあります。

「誰がどのマニュアルを閲覧しているか・いないか」が分かれば、マニュアルの浸透度も簡単に把握可能でしょう。多くの社員に複数のマニュアルを確認してもらいたい時に非常に便利な機能だといえるでしょう。

「新入社員用のマニュアルセット」「引き継ぎ用マニュアルセット」などマニュアルを組み合わせて専用のトレーニングマニュアルセットを作れば、教育を行う時にも事前に毎回マニュアルを準備する必要がなくなります。

マニュアル作成ツールの主な機能

一般的なマニュアル作成ツールに用意されている機能は下記のようなものになります。

独自の機能を用意しているツールも多いため、自社のマニュアル作成に欠かせない機能は何かをよく考えておきましょう。

マニュアル作成ツール選びのポイント

マニュアル作成ツールは非常に多くの数が存在しており、ツールの選定を間違えてしまうと期待しているような効果を得られないおそれがあります。

マニュアル作成ツールを選ぶ時のポイントを理解しておきましょう。

１　希望するマニュアルを作成出来るか

マニュアルにはテキストのみのもの・画像の多いもの・動画を主体にしたものなどさまざまな種類があります。

作成したいと考えているマニュアルを作成出来る機能がツールに用意されているか？またはその機能が使いやすいものかどうかもを確認するようにしましょう。

たとえば、画像を多用するのなら画像キャプチャ機能のあるツールを選んだ方がよいですし、動画マニュアルを作成したい場合には動画編集機能のあるツールを選んだ方がスムーズにマニュアルが作れます。

また、自社でマニュアルを扱いたいと考えているファイル形式にマニュアル作成ツールが対応しているかも重要なポイントになります。

２　サポート体制が整っているか

マニュアル作成時にトラブルが発生した時に頼れるサポート体制が用意されているかを確認します。

中には分かりやすいマニュアル作成のアドバイスを実施しているサービスもあるため、マニュアル作成がうまくいかないと感じているのなら、そのようなサービスを利用するのもよいでしょう。

３　無料の試用期間があるか

十分な調査を実施しても、やはり実際にツールを使ってみないとわからないことがあります。そのため、マニュアル作成ツールを選ぶ時には、無料の試用期間が用意されているものを選びましょう。

試用期間の長さはサービスやプランによって変わりますが、その期間を利用してじっくり使い心地を確認するようにします。

おすすめのマニュアル作成ツールを比較

ここからは、おすすめのマニュアル作成ツールを比較してみましょう。それぞれのツールの特徴や費用を確認し、自社に最適なツールを見つけてください。

1 Dojo

特別な知識がなくても使いやすいマニュアル作成ツールであるDojoは、業務引継書・業務マニュアル・操作説明書・教材などの幅広いコンテンツが作成可能なことから、累積3,000社以上の導入実績を誇っています。
専用ヘルプデスクやユーザーサポートサイトが用意されているため疑問もすぐに解決でき、マニュアルをサクサクと作れるようになります。
製品デモンストレーションやeラーニングコンテンツ作成などにもDojoが役立ちます。

2 Teach me Biz

企業規模や利用シーンの制限なしに利用でき、文書マニュアルだけでなく動画マニュアルも短時間で作成出来るTeach me Bizでは膨大な量のマニュアルでも、優れた検索機能でしっかりと管理可能です。
人材ごとに必要なマニュアルを組み合わせたトレーニング機能が用意されているという特徴もあります。

3 tebiki

tebikiは動画マニュアル作成に適したマニュアル作成ツールです。現場のスタッフが業務を教える様子を撮影するだけで、新人教育用の動画マニュアルに活かすことができ、字幕や翻訳も自動作成されることから、マニュアル作成に掛かる時間を大幅に削減出来ます。
100ヵ国以上の言語に対応しているため、外国人スタッフが多い企業におすすめです。

4  toster team トースターチーム

toster teamは文書マニュアルの作成だけでなく、スマートフォン専用アプリによる動画マニュアルの作成や日報・議事録・企画書を作成できるノート機能や用語集の管理、ニュースのクリッピング機能、マニュアルをボタンひとつでToDo管理できるタスク管理など、チームのあらゆる情報共有をひとつで実現できるオールインワンツールです。

また、画像編集ソフトを利用しなくても、アップロードした画像をワンクリックするだけで、テキストや図形の入力・編集が可能なうえ、何度でも再編集できます。マニュアル専用ツールだけにとどまらず、チームのさまざまな情報をストックして検索・活用したいというニーズにお応えできます。サービス提供からわずか1年で累計導入社数2000近い実績も納得のクラウドサービスです。

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5 ひかりクラウド スマートスタディ

NTT東日本が提供するサービスである「ひかりクラウド スマートスタディ」は、すでにあるマニュアルなどの資料をアップロードして活用可能です。
48通りもの問題形式・解答形式が用意されているだけでなく、最大200名参加可能なWeb会議システムやメッセージ機能も搭載しています。
労働安全衛生法の基準に準拠したストレスチェックも実施出来るため、さまざまな活用方法が考えられます。

6 Zendesk

ZendeskはヘルプセンターやFAQマニュアル作成を得意とするツールで、顧客視点のサポート体制を実現します。効率良くお問い合わせ内容を管理してナレッジベースを構築していくことから、あらゆる企業規模やニーズに対応しています。
チームの連携をよりスムーズにして迅速で的確な対応が可能になるため、顧客満足度の向上も期待出来ます。

7 Axelute Document Assistant

Axelute Document Assistantは普段通りの操作をするだけでマニュアルが作成できるツールで、キーボードやマウスの操作をスクリーンショットとともに記録し、ドキュメントに出力することが出来ます。
Axelute Document Assistantを導入すれば、マニュアルは作成するのではなく、自動的に作成されるものに変わります。そのため、マニュアル作成にかかる時間を大幅に削減することが可能になります。

8 iTutor

マイクロソフトのPowerPointに似た使い心地で利用できるiTutor は、作成したデータもPDFなどさまざまな形式での出力が選べます。
パソコンの画面操作を録画することも可能なので、動画の知識を持っていなくても短時間で動画マニュアルを作成出来るでしょう。

9 Confluence

Confluenceはリモートワークでも使いやすい情報共有ツールで、マニュアル作成機能を搭載しています。膨大な情報の中に埋もれてしまいがちなノウハウを管理して活用しやすい状態にし、企業全体のスキルを向上させるのです。全ての情報が一箇所に集結することで、効率のよい働き方を実現します。

豊富なテンプレートが用意されているため、ドキュメント作成も短時間で行えます。
10ユーザーまでは無料のプランで利用出来るので、じっくり時間をかけて使い心地を試すのもおすすめです。

10 COCOMITE

COCOMITEはオンライン上でマニュアルの作成・管理を行うことができ、パソコンだけでなくタブレットやスマホなどマルチデバイスでマニュアルの作成・閲覧・管理が可能です。
用意されたテンプレートにブログを作成するような感覚で文章・画像・動画を入力出来るので、素早くマニュアル作成が完了します。

11 VideoStep

PowerPointのような感覚で動画が作れるVideoStepは、人材教育を効率化させるために有効なマニュアル作成ツールです。文字や画像では伝わりにくい内容のマニュアルも、動画を使った視覚的に理解可能なものに仕上げられます。
誰にでも簡単に動画マニュアルが作れることから、マニュアル作成が属人化せずにマニュアル作成の工数も節約出来ます。
また、日本語テキストを入力するだけで自動的に言語を翻訳可能です。

12 Note PM

Note PMはウィキペディアのように自由に社員が情報の書き込みや蓄積が可能で、編集・閲覧・検索出来るツールです。変更履歴を自動で記録する機能がついていますので、更新履歴を別途作成する必要はないでしょう。
また、作成したマニュアルを誰が見たか把握しやすいようになっています。

13 ClipLine

現場で蓄積されたナレッジを短尺動画のマニュアルとして共有し、業務を標準化することを叶えるClipLineです。ドルマネージャーの負担を軽減し、業務のリモート化を進めたり、運営コストを削減したりする効果が期待出来るマニュアル作成ツールです。
複数の店舗を運営している企業に適しており、人材育成の方法も統一化されるため、どの店舗でも同じ品質でのサービスや商品が提供出来ます。

14 ビジュアモール ムービーライブラリ

ビジュアモール ムービーライブラリは法人向けの動画マニュアル作成ツールであり、非言語情報を短時間で正確に伝えることに長けています。
視聴者の視覚に訴えかけて記憶に残る動画マニュアルを作れば、教育がスムーズに進みます。
専用回線を使って同時接続1万以上の大規模な動画配信が可能で、海外への配信も安定しています。

その他、SNS機能・かんたん投稿機能・動画ごとのランキング機能・サイトなどに動画を埋め込む機能などさまざまな活用方法が用意されています。

15 EZLecture

EZLectureは、月額料金がかかるツールではなく、買い切り型のマニュアル作成ツールです。ライセンス料さえ支払えば保守やサポートは無料で対応してもらえ、ランニングコストは必要ありません。
PowerPointに似た操作性なので、多くの社員がマニュアルを読まなくてもツールを使いこなせ、簡単に動画マニュアルも作成可能です。
マニュアル作成に掛かる時間を大幅に削減出来るため、業務全体の効率化につながります。

16 TANREN

TANRENは人材育成に特化したマニュアル作成ツールで、ルーブリックに基づいた設計がされています。ルーブリックとは、学習の達成度合いを表を用いて評価する方法です。現場で暗黙知となっているノウハウを可視化し、共有することで会社の資産にすることが出来ます。
作成した動画マニュアルは採点・評価コメントを受けて再投稿可能なため、マニュアルをより質の良いものに改良していくことができます。
お手本となるマニュアルを見本として共有する機能も搭載されています。見本を参考にすることで、全体のマニュアルのレベルを底上げすることにつながります。

17 J stream

J streamは動画マニュアルの作成に特化したマニュアル作成ツールです。
飲食店での調理の手順マニュアルや作業の手順マニュアルが作成しやすいと人気を集めており、スマホで撮影した画像をすぐに編集することも可能です。

18 KnowledgeSh@re

KnowledgeSh@reはシンプルで簡単な操作でマニュアルを作成し、ナレッジを共有できるマニュアル作成ツールです。Microsoft Wordで作成したマニュアルであれば、既存のデータもそのまま取り込むことが可能で、マニュアルへの動画埋め込みにも対応しています。
マニュアルの全文検索・マルチデバイス対応・テスト機能など実用的な機能が豊富に搭載されており、重要なノウハウの浸透や定着を助けます。

また、マニュアル作成者への質問やコメント機能の他、アクセスログを参考にしたマニュアルの改善も行えることから、今あるマニュアルをより優れたものに改良していくことも可能です。

19 i-Share

作るだけで満足してしまうようなマニュアルではなく、活用されることを前提としたマニュアル作成が叶うi-Shareは、活用しきれていない社内文書を企業資産に変えるツールです。
専門的な知識がなくても優れたマニュアルが簡単に作成出来るという特徴があり、ISO文書からエンドユーザー向けの取扱説明書など幅広く活用されています。デザイン・レイアウトが統一可能なため、誰が作成しても読みやすいマニュアルが作れます。

「いつ・誰が・何のために作成したのか」が分かるようにマニュアルのバージョンやログが残されていることから、適切にマニュアルを管理出来ます。

無料で利用できるマニュアル作成ツール

シンプルな機能が使えればよいという方には、無料で利用可能なマニュアル作成ツールもおすすめです。

Googleスプレッドシート・Googleドキュメント

GoogleスプレッドシートとGoogleドキュメントは、その名前通りGoogleが提供している文書・表作成ツールで、Officeソフトと同じような使用感であることから誰もが簡単に使いやすいという特徴を持っています。

マルチデバイス対応で出張先やリモートワークでも活用しやすく、データの共有や同時編集も可能です。

Excel・Word・PowerPoint（Microsoft 365）

Microsoft 365の無料版を活用すれば、コストを発生させずにマニュアルが作れます。Officeソフトは普段から活用される機会が多いため、社員に新しくマニュアルツールの利用方法を教育する必要もありません。

有料プランを活用すると、オフラインでも作業が可能になります。

まとめ

マニュアル作成はマニュアル作成ツールを利用することで効率良く作業を進められるようになりますが、ツールの使い心地は実際に利用してみなくては分かりません。

この記事で紹介したツールは無料で十分なトライアル期間が用意されていますので、気になるものがあればぜひ導入前に試用期間を活用しましょう。

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