近年、オンラインストレージによるファイル管理が一般的になりました。さまざまな企業からオンラインストレージサービスが提供されるようになり、ユーザーも増加しています。
では、なぜオンラインストレージの利用が活発になっているのでしょうか。
今回は、オンラインストレージの概要から活用方法、メリット、サービスの選び方まで、詳しくご紹介しましょう。
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、「オンライン上で利用できるストレージ(記憶装置)サービス」のことで、クラウドストレージとも呼ばれます。
簡単に言うならば、ファイルや画像等のデータを、オンライン上の保管場所で保管できるサービスです。
通常、データを個人のパソコンや企業の専用サーバー等で保管するとなると、容量や共有に制限が出てしまいます。一方で、オンラインストレージでは容量の調整がしやすく、またデータ共有もしやすいことから、近年多くの企業はもちろん個人でも利用されています。
活用方法
オンラインストレージは、主に以下のような方法で活用されています。
データ共有、共同編集
オンラインストレージでは、オンライン上にデータを保存でき、その保存場所にはメンバーが自由にアクセスできます。そのため、データ共有がしやすく、データの共同編集も可能であることから、効率的に業務を進められます。
データ転送
オンラインストレージを利用すれば、メンバーはファイルを共有できます。そのため、必要なデータを、相手にメール転送する必要がなくなります。
また、外部の人間にも、URLを通知するだけでデータの転送が可能になります。
データバックアップ
オンラインストレージはデータのバックアップとしても利用されます。自動バックアップ機能が搭載されているので、端末の故障によるデータ消失などのリスクに備えられます。
画像・動画データの保存
ファイルだけでなく、画像や動画データの保存にも、オンラインストレージは有効です。オンラインストレージに共有画像や動画を保存しておけば、必要な時に必要な人が利用できます。
オンラインストレージのメリット
ビジネスにおけるオンラインストレージの利用には、業務を効率化する多くのメリットが期待できます。ここでは、オンラインストレージ利用の具体的なメリットを7点ご紹介します。
メリット1 一元管理でデータ活用しやすい
ファイルや画像がバラバラに保存されていたり個人のパソコンに保存されたりしていると、必要なファイルや画像を必要な時に活用するのが難しくなってしまいます。
しかし、オンラインストレージを利用すれば、ファイルや画像、動画データなどをオンラインストレージ内で一元管理でき、活用しやすくなります。
メリット2 利用場所の制限がない
オンラインストレージでは、オンライン上にファイル等が保存されるため、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセスすることができます。出張先や移動中にも利用でき、緊急時にも対応しやすいなど、利用場所の制限がないことは、オンラインストレージを利用する大きなメリットです。
メリット3 バックアップがいらない
オンラインストレージには、自動バックアップ機能が搭載されています。そのため、わざわざ手動でバックアップを取る必要はなく、端末が故障した場合や端末内でデータが消えてしまった場合などにも、速やかな復旧が叶います。
メリット4 必要に応じて拡張できる
オンラインストレージは、必要に応じて容量を拡張できるのも魅力です。容量がいっぱいになってしまっても拡張できれば、既存ファイルや画像を消去せずに済みます。
ただし、容量の拡張には追加料金がかかります。
メリット5 サーバー管理が不要
サーバーを社内のネットワークに設置し管理する今までの方法では、人の手によるサーバー管理および運用が必要でした。しかし、オンラインストレージを使用すれば、管理・運用はサービスの提供会社が行うため、既存業務を削減できます。
メリット6 コストが低い
前述の通り、オンラインストレージ利用によりサーバー管理・運用の必要がなくなれば、人件費や管理・運営費、サーバー設置費などをカットできます。
オンラインストレージの導入にもコストはかかりますが、比較的安価なので、総合的に見ればコスト削減になるでしょう。
メリット7 リスク管理として
各オンラインストレージには、セキュリティ対策が整備されています。特に有料のオンラインストレージはセキュリティが高く、大切な情報を安心して保存することができます。
ハッキングや情報漏洩などのリスクを管理としても、オンラインストレージの利用は有効でしょう。
無料サービスと有料サービスの違い
オンラインストレージサービスには、無料のものと有料のものがあります。ここでは、これらの違いについてご説明しましょう。
無料オンラインストレージと有料オンラインストレージの違いは、「個人向けか企業向けか」という点にあります。一般的に、無料オンラインストレージは個人向け、有料オンラインストレージは企業向けとして提供されています。それぞれの特徴を表にしてみましょう。
| 無料オンラインストレージ | 有料オンラインストレージ |
| 個人向け | 企業向け |
| 無料
データ容量は少なめ 基本的な機能を使用できる |
データ容量が大きい
高度なセキュリティ 転送速度が速い |
無料オンラインストレージはあくまで個人向けで、データ容量も機能も最小限です。ビジネスとして使用するなら、コストはかかるものの、データ容量が大きくセキュリティ面でも安心な有料オンラインストレージを選ぶようにしましょう。
オンラインストレージの選び方
オンラインストレージサービスは各社からリリースされており、プランもさまざまです。オンラインストレージを選ぶ時には、以下のような点に着目し、自社および自身のニーズと比較するようにしましょう。
① 機能・操作性
オンラインストレージを選ぶにあたっては、まず機能と操作性を確認する必要があります。ファイル共有などはどのサービスにも搭載されている基本的な機能ですが、サービスによっては各システムとの連携に特化していたりメンバーと簡単なコミュニケーションが取れたりと、プラスアルファの機能が搭載されています。
また、操作性にも違いがあるので、自社にとって使いやすいものを選ぶようにしましょう。
② データ容量
データ容量も、オンラインストレージサービスやプランを選ぶにあたって重要なポイントです。どれくらいのデータ容量があれば十分なのか、また足りなくなった場合の拡張は可能なのか把握し、適したデータ容量のものを選びましょう。
ただし、データ容量が大きいほどコストがかかるのが一般的です。
③ コスト
オンラインストレージは長期的に使用することになるため、コストと予算の兼ね合いにも注意してください。
ビジネスを目的とした使用の場合、基本的には有料サービスがおすすめですが、サービスによって費用は異なります。使用人数に応じた月額制であることが多いので、まずは見積もりと予算を比較し、毎月の固定費として問題ないか検討しましょう。
④ セキュリティ
ビジネスでは、さまざまな重要文書をやり取りします。機密事項や個人情報が記載された書類ファイルもあるでしょう。そのような重要なファイルを保存共有するにあたって、オンラインストレージのセキュリティは非常に重要です。個人利用はともかく、ビジネス利用する場合には、オンラインストレージのセキュリティにも注目しましょう。
まとめ
オンラインストレージは、ファイル管理に関する非効率やリスクを改善するために効果的なサービスです。オンラインストレージの利用は、従業員のストレスを解消するだけではなく、業務効率化にも一役買うでしょう。
ファイル管理の非効率さが課題となっている企業では、オンラインストレージの導入を検討してみてはいかがでしょうか。