総務はどのような会社にも用意されている部署であり、その業務が多岐にわたることから「会社の何でも屋」「縁の下の力持ち」などと呼ばれています。
しかし、総務は利益など分かりやすい成果が確認しにくいため、総務として働くことの目的や意義が見えにくいと感じてしまう方もいます。実際には組織にとって総務の役割は大きく、同時にやりがいのある仕事であると言えるでしょう。
この記事では、総務の具体的な業務内容ややりがいについてまとめていきます。総務について理解を深めたいと考えているのなら、ぜひ参考にしてください。
会社における総務部の役割
総務は会社の中でも珍しく、社内に存在する全部署との接点を持っています。全ての社員が働きやすい環境を整えることを目的とし、部署同士の架け橋という役割もあるためです。
その業務範囲は会社によって変わり、業務ごとに部署が分割されていることが多いです。
具体的には、人事部・経理部・法務部・広報部などは全て総務部から独立した部門にあたりますが、会社によってはこれらの部門を独立させず、その業務全てを総務部で管理している場合もあるでしょう。
総務は「人・もの・金・情報」という企業を構成する非常に重要な要素を管理していると言えます。
総務の仕事内容
先ほどもお伝えしたように、総務の仕事内容は非常に種類が多く、会社によってその範囲が変わります。
そのためここでは、代表的な総務の仕事内容を紹介しましょう。
１ 電話対応・来客対応
企業への問い合わせ窓口に設定されている代表電話番号・メールアドレスは総務が対応していることが多いです。
また、来客対応も総務が行うため、多くの場合は総務は最も会社のエントランスに近い場所にあります。
２ 施設管理
社員が働きやすい環境を整えるために、清掃業者の依頼や防犯設備の管理など行います。設備に不具合が発生すれば修理依頼をしたり、定期的なメンテナンスも任されています。
駐車場や事務所の契約がある企業なら、その契約を管理するのも総務の仕事です。
３ 文書管理
総務は社内に存在する膨大な量の文書を管理します。
稟議書・契約書などの他、社員名簿や発注文書など業務上必要な文書を適切に管理し、保管期間が過ぎた文書の廃棄も行います。
４ 機器・備品管理
社内にあるパソコン・電話機・コピー機・シュレッダー・文具などを管理します。必要であれば、修理やメンテナンスも行わなくてはいけません。
会社に置いてある機器や備品には管理番号が用意されていると思いますが、総務はその番号を使って社内にある全ての機器・備品を管理しているのです。
５ 社内行事の企画・運営
社内で行われる入社式や社員旅行などの行事を企画・運営します。
日程調整・予算の決定・会場の用意などイベントごとに多くの労力が必要になるでしょう。イベント当日も主催者として多くの業務をこなさなくてはいけません。
６ 福利厚生業務
企業で用意されている福利厚生の管理を行うのも総務の仕事です。
健康診断・休暇制度の利用・特別な対応が必要な社員への支援制度などの他に、保養所や社宅の施設管理も任されています。
最近は福利厚生業務を外部サービスに委託し、総務の業務負担を減らす企業も増えているようです。
７ 社内の告知通達業務
社内報の作成や社内イベント・施策の告知通達を行います。
告知通達業務には、必要な情報を社員に伝えるだけでなく、社内のコミュニケーションを活性化させる役割もあるのです。
現在は社内でも、紙ではなくデータをメインとした情報発信をしている企業が増えました。
総務に必要なスキル
総務には他の部署と違ったスキルが求められることがあります。総務に求められるスキルについてお伝えしましょう。
これらのスキルは、総務業務を行ううちに磨かれていくものでもあります。
１ コミュニケーションスキル
社外の方と会社との窓口である総務は、社内では部署間の架け橋としての役割を持っており、誰とでも円滑に話を進められるような優れたコミュニケーションスキルが必要です。
自分から情報を発信する能力だけではなく、相手の話を聞き出して相手の状態や欲求を把握する能力も求められます。
２ パソコンスキル
総務ではメール対応・文書作成などパソコンで行う作業が多いです。特にExcelやWordなどビジネスでの利用頻度が高いソフトは扱えなくてはいけません。
機器管理も行うことから、パソコン以外の機器に対しても最低限の知識があった方が良いでしょう。
３ マルチタスクスキル
総務は、集中して一つ一つの仕事をするというよりも、さまざまな部署から一度に問い合わせが来たり、複数の業務を同時に処理するようなことが多いです。
そのため、複数のタスクを効率良く捌けるようなスキルも必要です。
４ スケジュール管理能力
スケジュール管理能力は全ての社会人に必要なものですが、特に総務では公的書類のように提出期限がある文書や契約などを扱うことが多いため、高いスケジュール管理能力が求められます。
また、そのスケジュール管理は日毎・月毎ではなく年間を通した流れになっている場合が多いため、短期的だけでなく長期的なスケジュールを考えなくてはいけません。
総務のやりがい
総務で行った成果は利益のように分かりやすい数値で表現することは出来ません。しかし、多くのやりがいを感じられる業務です。
ここからは、具体的に総務のやりがいについて説明しましょう。
人を助ける喜びを感じられる
総務が「縁の下の力持ち」と言われる理由は、社員が働きやすい環境を整えているためです。
どうすれば社員がより気持ち良く仕事をして多くの利益を得られるようになるのかを考え実行するため、会社の利益が上がれば、それは総務のサポートがあったからだと考えて良いでしょう。
また直接社員から御礼を言われることが他の部署より多いため、サポート業にやりがいを感じることが出来るのです。
多くのスキルを手に入れられる
総務では日常の業務の中でコミュニケーションスキル・情報処理スキルを磨くことが出来ます。やがて総務で得たスキルを活かしてキャリアチェンジをする方も多いです。
総務を経験することで管理業務全般に必要な能力が手に入るため、特にマネジメント職へのキャリアアップが目指しやすくなるでしょう。
まとめ
総務が行う業務は、分かりやすい成果や利益などの数字では評価しにくいため、やりがいが分からなくなってしまう方もいるでしょう。
しかし、総務は「縁の下の力持ち」として会社を支え、会社の成長を促すことが出来る役割を持っていると言え、非常にやりがいのある部署です。
今一度、会社における総務部の役割を認識し、目的意識をもって業務に取り組めるといいでしょう。
また、ご紹介してきたように総務業務は多岐に渡ります。
そのような仕事は、業務マニュアルを作成することが業務の効率化につながります。
業務マニュアルを作成する際は、正しいやり方や手順を定めることになりますが、この過程で無駄な作業を洗い出すことにもなるからです。そして、完成したマニュアルを使用していくことで、抜け漏れなく業務を進めることが可能になります。
総務の業務内容を整理できたのならば、次はどのように効率化していけばいいのかを考えるべきでしょう。