作業工程と工程管理の違いや目的・効果、メリットを徹底解説

作業工程は、工場や開発作業などにおいてよく使われる言葉です。作業の一つのまとまりや、作業の順番を表したものといったイメージをお持ちの方も多いでしょう。
ここでは、改めて作業工程の意味を確認するとともに、工程を管理する重要性も確認しておきましょう。

作業工程とは

作業工程とは工場や開発作業において「作業を細分化したもの」のことをいいます。
簡単に言えば、物を作成する際におけるそれぞれの段階のことです。

1つの大きな作業を細分化することによって正確な作業の流れを見積もることができますし、部下にも適切な指示を出すことができます。
細分化をする際には作業内容そのものだけでなく、できれば分単位まで掘り下げて時間単位で示した方がわかりやすくなるでしょう。細分化した作業をもとに指示を出すことによって、現場の従業員はいつまでに何をすればいいのかなど、作業や現状を明確にすることができます。

具体例を挙げると製造工場の場合は、以下のそれぞれが作業工程となります。

これらの工程を効率よく行うことができるように管理を行うことを「工程管理」といいます。

工程を管理する重要性

工程管理については、製造業をはじめとして様々な業界に広く浸透していることからも重要であることがわかります。
なぜそこまで重要視されているのでしょうか。それは、工程管理を行うことによって問題点や改善点を発見することが可能になるからです。発見した問題点や改善点の対応に継続的に取り組んでいけば、無駄のない作業工程を構築することができます。その結果、業績向上や収益増加につなげていくことができるので、多くの業種で工程管理が行われているのです。
工程管理の重要性についてもう少し詳細にみていきましょう。

１　工程の可視化ができる

製造業などにおける工程管理は、それ自体が生産スケジュールになるため、非常に重要な意味を持ちます。工程管理ができていないということはスケジュールができていないということになりますので、予定通りに生産、供給を行うことができなくなってしまうからです。

工程管理を行う中で押さえておきたいポイントとしては、全体の工程の進行状況を誰もが一目で確認できるシステムを設けるということです（可視化）。
工程の可視化をすると、問題点の把握が簡単にできるようになりますので、それをもとに改善していくことが可能になります。非効率な作業などの問題点があるとその分人件費などのコストがかかったり、本来生産するべき量が作れなくなったりしてしまいます。
工程管理が持つ重要性を考えると、この可視化が最も重要なポイントとも言えるでしょう。

２　生産性向上・コストカット

可視化によって工程を改善をすることによって　作業が効率化すれば、それに伴って生産性も向上します。
また、自分や周りが行う工程を把握することが可能になれば、従業員自身や従業員同士が改善点に気づくことができるようになるなど、よりよい作業をしようという従業員の意識の変革にも繋がりますので、その結果としても生産性の向上に繋がります。
生産性が向上すれば、例えば残業することなく生産することができるようになるなど人件費のコストカットにも繋がるのです。

３　顧客満足度の向上

工程管理によって、生産性の向上や意識の変革に成功すると、製造する製品の品質が維持できるようになります。
製品の品質維持ができれば、顧客から信用され継続して使用してもらうことができますので、結果として顧客満足度の向上に繋がります。
顧客の要望に添った品質の高い製品を作ることができれば、継続的な契約をしてもらえる可能性があります。そうなるとまた新たな製造が可能となりますので、業績や利益の向上を見込むこともできます。

このように、工程管理をすることによって好循環を起こすことができるようになるのです。
その結果として業績が向上し、利益が増加するというわけです。

工程を管理する方法

工程を管理するには、工程表の作成が不可欠です。工程表が無ければ、スケジュール管理や人員の管理が難しくなり、作業に関わる従業員に作業工程を共有することができなくなるためです。

一昔前までは紙で工程表を作成することが一般的でしたが、現在ではパソコンやスマホなどを利用した工程管理が主流になってきています。

ここでは工程を管理する４つの方法を確認しておきましょう。

①Excel・Word

ExcelやWordを使用して工程表を作成、管理する方法です。

オンラインで取得できるテンプレートの種類が豊富なため、その中から工程表に適したテンプレートを利用することができるでしょう。またExcelやWordに詳しい従業員がいれば一から工程表を作成することも可能です。ExcelやWordは利用している企業は多く、全く使えないという方も少ないでしょうから、工程表を作成するにあたって新たに事前に準備する必要がないのはメリットです。

しかし、作成した工程表のデータがきちんと管理されていないと、データがどこにあるか分からなくなったり、更新されたのが分からなくて最新版が共有されなくなったりするというリスクがあり、工程表の作成に時間がかかるのもデメリットです。

②紙

こちらは文字通り紙で工程を管理する方法です。ExcelやWordで作成した工程表を印刷したり、簡単な工程は手書きで書いた紙で工程を管理します。

紙の工程表は紛失するリスクがあることや印刷して直接配布する手間がかかること、すぐに修正や共有ができないなど、多くのデメリットがあります。

作業に関与する人数が少人数であれば、まだいいですが、今はもっと便利な方法がありますので、紙での管理はあまりおすすめできません。

③工程管理ツール

工程管理ツールを用いて、工程を管理する方法もあります。
工程管理ツールは、工程を管理する専用のツールのことを指します。工程表の作成や管理に特化しており、様々な種類の工程表が作成でき、工程の分割や作業の割り振りが可能です。

アプリやオンライン上で利用することができるため、作業に関わる全員が工程表にいつでもアクセスできるようになっており、進捗状況も簡単に入力することができる仕組みになっています。
また、工程管理の他にも売上管理やコスト管理といった機能を備えたものや多言語に対応したものなどもリリースされてます。

④マニュアル作成ツール・情報共有ツール

工程を管理する専門のツールでなくても、マニュアル作成ツールや情報共有ツールを使うことでも工程管理は可能です。

工程表自体を細かく作り込むことは難しいですが、作成した工程表の共有は容易に行うことができます。また、工程表に変更があった場合でも、変更をお知らせしてくれる機能や誰が閲覧したか確認できる機能もあるため、確認漏れを防ぐことも可能です。

ツールに搭載されているタスク管理やチェックリストの機能を利用すれば、作業工程ごとの進捗状況や注意点などの確認もでき、工程管理には有効でしょう。

また、マニュアル作成ツールや情報共有ツールも、アプリやオンライン上で利用することができるため、パソコンやスマホがあればいつでも利用できる利便性があります。

工程と行程の違い

最後に似て非なる言葉「工程」と「行程」の違いを確認しておきましょう。

行程とは

行程とは、道のりや日程のことをいいます。
ビジネス上で使う場合はスケジュールのそのもののことや移動スケジュールのことを指しますが、それ以外にも目標・目的に向かって進むことの比喩表現として用いられることがあります。

工程との具体的な違い

一方、工程は「工」という文字が使われています。
「工」には「仕事・作業」という意味があります。
また、「程」という文字には「みちすじ・予定」という意味があります。
このことから工程というのは作業の順序のことを表す言葉だと言えます。
比較すると行程は「作業スケジュール」、工程は「作業順序」ということになるでしょう。

まとめ

作業工程と、工程を管理する重要性が分かりました。工程を管理することは、生産性の向上や顧客満足度の向上につながります。
工程の管理は以前から行われていると思いますが、今では便利なツールもあります。より効率的に工程管理を行いたいのであれば、ツールの活用は十分に価値があるでしょう。