ペーパーレス化を実現する５種類のツール｜メリットと注意点も解説

ペーパーレス化には業務効率化など多くのメリットがあり、テレワークの推進にも欠かせない事柄です。しかし、紙のデータを好み、印鑑文化を持っている日本では、ペーパーレス化の浸透が難しいという事実があります。この記事では、ペーパーレス化を進めるために導入するべきツールや注意点を紹介しましょう。

これからペーパーレス化させたい、ペーパーレス化を推進しているのに思うように浸透しないという方は、ぜひ参考にしてください。

ペーパーレス化を実現するツール導入のメリット

ペーパーレス化を実現すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？まずはペーパーレス化のメリットを理解した上で導入を検討しましょう。

メリット１　業務効率化

電子化されたデータは簡単に検索が出来ます。紙の書類を検索するには、ファイリングされているファイルを探したり、該当のページを探したりするなどの手間がかかりますが、電子データは検索ボタン一つで希望する情報が手に入るのです。

データを検索するために割かれていた時間がなくなり、業務を大幅に効率化出来るでしょう。また「〇〇の書類の場所は〇〇さんしか分からない」のような業務の属人化を防ぐ効果も期待出来ます。

メリット２　コスト削減

ペーパーレス化にはツールの導入費用がかかる場合もありますが、ほとんどの場合は紙のデータ管理の方が多くのコストを必要とします。

データを紙で管理するには、印刷費用、用紙代、印刷機器のメンテナンス費用、資料の廃棄費用、資料保管と管理のための人件費など多くの費用がかかっているためです。さらに、書類保管のために使用しているスペースの節約もでき、オフィスのスマート化の役割も果たします。

メリット３　セキュリティ対策

電子データと違い、紙のデータには閲覧権限を設けることが難しく、鍵付きのキャビネットに入れるなどの手間がかかります。また、情報流出を避けるためには運搬方法や廃棄方法にも万全の対策が必要でしょう。

電子データであれば、閲覧権限や編集権限がデータごとに細かく設定でき、消去も簡単に行えます。また、紙のデータは火災などの災害で失われてしまう恐れもありますが、電子データは劣化することなく半永久的に保存可能です。

メリット４　企業価値の向上

ペーパーレス化のメリットは企業だけでなく、限りある資源を大切にする活動にもなります。持続可能な社会を作るための取り組みを実施している企業として、企業価値を高める効果も期待出来るでしょう。ブランド力の高い企業には優れた人材が集まりやすくなります。

ツールを導入する際の注意点

ペーパーレス化を円滑に進めるためには、自社に最適なツールの導入が必要です。ツールを選定する前に、その注意点を理解しておきましょう。

注意点１　ルールを用意しておかなくてはいけない

ルールを用意せずにデータの電子化を始めてしまうと、適切な場所にデータが保管されなくなり、データ管理が非常に煩雑になります。ファイル名の付け方やフォルダの階層ルールなど最低限のルールを定めてから運用を始めましょう。

さらに、部署ごとにデータを管理する担当者を決めておけば、電子データが乱雑になることを防げます。一度データが乱雑になってしまうと、データの整理に多くの労力が必要なため、ルールが守られているか定期的なチェックをすることも大切です。

注意点２　システム障害時の対応を考えておく

どのようなシステムでも障害は発生するものです。何の対策もなければ、システムが回復するまで全てのデータを確認不可能になり、業務が滞ってしまいます。システム障害時の担当者の設定、システム障害発生時のフローの作成、バックアップデータの用意など、事前にシステム障害発生時の対応を決めておきましょう。

注意点３　紙での保管が必要なデータもある

ペーパーレス化が組織内で浸透しても、ほとんどの場合は全てのデータが電子化出来るわけではありません。紙での保管が法律で義務付けられているデータがあるためです。特に契約書などを電子化する場合には、まず電子化が可能かどうかを確認する必要があります。

ペーパーレス化を実現するツールの種類

ペーパーレス化を実現させるツールはいくつかの種類があります。

それぞれの特徴を知り、自社が必要としているツールは何かを知りましょう。

①情報共有ツール

情報共有ツールとは、電子化された情報を社内で共有するために活用するものです。

情報共有ツールは大きく分けて下記のような種類があります。

特に多くの企業で導入されているファイル共有・管理型の情報共有ツールでは、書類自体の作成を効率化するテンプレートなども用意されており、議事録・日報・企画書など、提出頻度の多い書類を作成し共有するために必要な時間を削減出来るでしょう。

②マニュアル作成ツール

マニュアルを作成したり、電子化したりするために活用できるツールです。

これまで紙で管理していたマニュアルを、ツールを利用し電子化すれば、紙のマニュアルの管理にかかっていた時間を削減できるだけでなく、更新や共有も簡単になります。電子化されたマニュアルは、どこにいても閲覧可能なため、利便性が高まるでしょう。

また、マニュアル作成ツールにはマニュアルに適したテンプレートが用意されており、マニュアルの作成自体にも時間や手間がかかりません。マニュアル作成ツールを使用すれば、写真や動画を含めた分かりやすいマニュアルも効率良く作成出来ます。

③Web会議ツール

Web会議ツールの機能である画面共有機能を使用すれば、自分のパソコン画面を共有しながら会議が進められるため、資料を印刷しなくても普段の会議より分かりやすいプレゼンテーションが出来ます。

代表的なWeb会議ツールであるZoomは最大100人までのWeb会議が開催可能で、ほとんどの機能を無料で使用可能です。会議の主催者が作成したURLをクリックするだけでWeb会議に参加出来るため、社外の相手との会議にも活用しやすいです。

④電子署名

印鑑と同等の役割を持っている電子署名を活用すれば、押印のために出社したり、契約書を郵送したりするなどの手間が省けるようになります。契約自体の電子化が可能となり、膨大な量の契約書を管理する必要もなくなるでしょう。

電子署名は、ペーパーレス化のメリットを最大限に活かすために必要なツールだと言えます。

⑤ストレージサービス

ストレージサービスは、インターネット上にデータを保管するために利用する保管庫の役割があります。

パソコン内や書類で重要データを保管した場合、紛失や破損の恐れがありますが、ストレージサービスを活用すれば、半永久的に大切なデータを保管出来るのです。代表的なストレージサービスであるGoogleDriveは無料で15GBの利用が許可されているため、個人での利用者も多いです。

⑥勤怠管理ツール

社員の労働時間や休日をオンラインで管理する勤怠管理ツールを活用すれば、タイムカードや紙の勤怠表が不要になります。テレワークや出張中でも勤怠入力が可能になり、承認作業もオフィス以外で出来るようになります。

主要な勤怠管理ツールには、勤怠の打刻・休暇管理・集計・出力・承認・アラート機能などが搭載されています。勤務時間の集計にかかっていた労力も削減可能です。

まとめ

ペーパーレス化の導入は簡単とは言えません。しかし、この記事で紹介したようなツールを活用すれば、スムーズに導入が進められるでしょう。業務のペーパーレス化には多くのメリットがあるだけでなく、情報共有や業務の効率化が問われるこれからの働き方に欠かせないものであると言えます。

紙によるデータ管理から解放されれば、働く場所に囚われず多様な働き方を実現出来るのです。