従業員が担う企業活動は、業種によって大きく「バックオフィス業務」と「フロントオフィス業務」に分けられます。どのような業種がバックオフィス業務およびフロントオフィス業務にあたるのでしょうか。また、近年バックオフィス業務の効率化が注目されていますが、これにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
今回は、バックオフィス業務と効率化について詳しくご紹介します。
バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、会社で行われる業務における大きな分類のひとつです。詳しく見ていきましょう。
バックオフィス業務は後方支援業務のこと
バックオフィス業務とは、後方支援にあたる業務を指します。接客や営業活動のように直接顧客と接して利益を生むような業務ではなく、事務業務や管理業務といった社内向けの業務内容をこなし、会社経営を支えています。
具体的には、経理担当者による経費精算や人事担当者による勤怠管理などを思い浮かべると良いでしょう。このような業務は直接会社の利益を生むわけではありませんが、会社経営には欠かせません。
バックオフィス業務とフロントオフィス業務で会社は成り立っている
バックオフィス業務とは逆に、顧客と直に接して販売や営業を行う業務は、フロントオフィス業務と呼ばれます。
フロントオフィス業務は会社の利益に直結する業務です。しかし、フロントオフィス担当者が事務作業や管理業務になどに追われず、フロントオフィス業務に専念できるのは、その後ろにバックオフィス担当者によるサポートがあることを忘れてはなりません。バックオフィス担当者とフロントオフィス担当者、双方の協力によって会社は運営されています。
バックオフィス業務に含まれる職種
バックオフィス業務に含まれる職種には、以下のようなものがあります。
| 職種 | 業務内容 | 業務の具体例 |
| 経理 | 会社のお金の流れを管理し、記録する業務を行う | 売上管理、仕入れ管理、給与・保険料・税金の計算、決算書の作成など |
| 財務 | 経営計画に基づき、会社の未来の収支を管理する | 予算管理、資金調整、運用など |
| 人事 | 組織活性化のための人材管理を行う | 採用、教育・研修、人事異動、人事考課、規則規程、人事制度の管理、給与・保険・退職に関する事務作業など |
| 労務 | 人材に関する事務手続きを担う | 勤怠管理、社会保険の手続き、健康診断、福利厚生の事務作業など |
| 総務・庶務 | 社内の環境づくりを担う | 備品の発注・管理、職場環境の整備、社内行事の企画・運営など |
| 法務 | 法律に関わる業務を担う | 契約書の作成・確認、社内規定の整備、各種法的手続きなど |
| 一般事務 | あらゆる事務作業および雑務を担う | データ入力、書類作成、郵便物の管理、電話・来客対応など |
一方のフロントオフィス業務としては、営業職や販売職、コールセンター、受付窓口などが当てはまります。
バックオフィス業務が重要視される理由
前述の通り、バックオフィス業務は直接的に利益を生み出す職種ではありません。しかし、会社経営においてバックオフィス業務は重要視され、その業務の進め方試行錯誤が続けられています。
なぜ、バックオフィス業務が重要視されるのでしょうか。
その答えは単純、バックオフィス業務は会社を経営していくにあたって欠かせない業務であるためです。
経理や人事、総務などといったバックオフィス業務を担当する社員がいなければ、いくらフロントオフィス担当者が利益を生み出したところで、会社は機能しません。資金の使い道が曖昧になったり、従業員の給料がきちんと払われなくなったりする可能性もあります。
バックオフィス業務という会社のベースがあって初めて、フロントオフィス業務による利益は生かされるのだと言えるでしょう。
バックオフィス業務については、その進め方についても注目が集まっています。最新の技術やサービスを用いてバックオフィス業務を進めることで、より良い会社運営を目指す会社が増えています。
バックオフィス業務を効率化させるメリット
会社経営に欠かせないバックオフィス業務を技術やサービスを用いて効率化させれば、会社や従業員は以下のようなメリットを得ることができます。
メリット１ コストカット
バックオフィス業務の一部の業務を自動化すれば、今までその業務に割いていた人材を他に割り当てられるようになり、人件費を削減できます。
また、自社の従業員がバックオフィス業務を担う場合、人件費は毎月の固定費となります。
しかしアウトソーシングによって業務を外部委託すれば、業務内容や量によってコストが毎月変動します。これにより、毎月固定費として給料を出すよりもアウトソーシングによるコストの方が平均的に低くなるのであれば、アウトソーシングを利用した方が、コストは減少します。
さらに、クラウドサービスやウェブツールでバックオフィス業務に伴う書類を一元管理すれば、書類の管理に関わる人件費や場所代も減らせるでしょう。
メリット２ 生産性向上
バックオフィス業務を最新技術やサービスで効率化すれば、業務の生産性は向上します。
人の手で行っていた繰り返し業務を自動化することで、作業は速く正確になるためです。作業効率を下げるヒューマンエラーもなくなるでしょう。
また、データ化することで書類管理の手間もなくなれば、本当に人の手が必要な場所に人材を配置できるようになります。バックオフィス業務をシステムやサービスに任せて、自社の従業員を、利益を生むためのフロントオフィス業務に集中させることも可能です。
メリット３ 従業員のモチベーションアップ
バックオフィス業務の効率化は、従業員のモチベーションアップに繋がります。
効率化として自動化や各種サービスを取り入れることで、バックオフィス業務を担っていた各従業員の負担が軽くなるためです。業務負担軽減により残業時間が少なくなってワークライフバランスを維持しやすくなれば、従業員のモチベーションや会社に対するエンゲージメントは向上するでしょう。
バックオフィス業務を効率化させる方法
バックオフィス業務を効率化させる方法としては、大きく以下の4つが挙げられます。
①RPA
RPAとは、ソフトウェアロボットを使ったいわゆる業務の自動化のことです。
バックオフィス業務には、自動化に向いた繰り返し業務が多数あります。業務を自動化すれば、その業務はより速く正確になります。
②アウトソーシング
アウトソーシングとは、専門業者への外部委託のことです。経理や会計業務を中心としたバックオフィス業務に対応するアウトソーシング会社は多数存在します。
バックオフィス業務のアウトソーシングには、専門性の高い業務を期待でき、自社の従業員を別の業務に割けるというメリットがあります。
③クラウドサービス
ファイルの共有や編集にクラウドサービスを用いれば、作業は全てインターネット上で行えるようになります。すると、従業員は場所や時間を制限されることなく、端末とインターネット環境さえあれば作業を行えるようになり、業務は効率的になります。
マニュアル作成共有ツールや情報共有ツール、勤怠管理ツール、会計ツールなど、バックオフィス業務に生かせる専用ツールの導入も、業務効率化に有効です。
ツールでは、業務のサポート機能を活用することができ、ツール内で対象のバックオフィス業務を一元管理することが可能になります。従業員同士のコミュニケーション機能が搭載されている場合も多く、テレワークにおいてもスムーズなコミュニケーションが叶うでしょう。
まとめ
バックオフィス業務の効率化は、会社にとって大きなメリットになります。人材不足がますます深刻化していくであろう今後の対策としても、RPAやアウトソーシングなどを用いた効率化は有効でしょう。
また、専用ツールのひとつである情報管理ツールの導入は、バックオフィス業務だけでなく、フロントオフィス業務の効率化にも有効で、会社全体の生産性やスキルを底上げします。会社の財産である「情報」を蓄積・管理していくためにも、情報管理ツールは役立つでしょう。